Documentbeheersysteem

De mogelijkheid om altijd en overal te kunnen werken met de juiste informatie, wie wil dat niet? Met een documentbeheersysteem (zaaksysteem) zorg je voor een goede invulling van documenten in een online omgeving. Krijg meer grip op digitale processen met een documentbeheersysteem.

DOXsupport heeft veel ervaring met het adviseren, inrichten en beheren van een documentbeheersysteem. Voornamelijk gemeentelijke instanties hebben de hulp van DOXsupport ingeschakeld. Hieronder leggen wij uit wat een documentbeheersysteem is en waarom u als organisatie hier baat bij heeft.

Documentbeheersysteem

De populariteit van een documentbeheersysteem, ook wel document managementsysteem of zaaksysteem genoemd, loopt snel op. Met de grote hoeveelheid aan informatie die bedrijven vandaag de dag binnenkrijgen is het van belang om hier een goed overzicht in te vinden. Waar papieren documenten voornamelijk vanuit vroeger belangrijk waren, wordt digitalisering vandaag de dag steeds belangrijker. Opslag voor papierwerk houdt een keer op en de komst van digitale archieven zijn daarentegen overzichtelijker, waardoor er meer structuur is op data.

Het beschikbaar maken van informatie, op het juiste moment en bij de juiste persoon, dat is waar documentmanagement om draait. Een documentbeheersysteem is over het algemeen een digitale opslagplaats waarin documenten gemakkelijk kunnen worden opgeslagen aan de hand van diverse zoekkenmerken, zoals naam, datum, omschrijving. Op deze manier is alles in een oogopslag te vinden en heeft u binnen no-time het gezochte document gevonden.

Voordelen documentbeheersysteem

Er zijn diverse voordelen die een documentbeheersysteem biedt:

• Documenten digitaliseren;
• Bedrijfsprocessen worden geautomatiseerd;
• Structuur van inkomende en uitgaande documenten;
• Efficiënter werken doordat informatie snel gevonden is;
• Samenwerken binnen een document is eenvoudig;
• Veilig en conform wetgeving;
• Gebruiksvriendelijk;
• Integratie met andere systemen is gemakkelijk.

Inrichten documentbeheersysteem

Drie onderdelen die van belang om met documentbeheer aan de slag te gaan zijn het scannen van de documenten, het opslaan van de documenten en het toegankelijk maken van documenten voor derden. Daarbij is bij het inrichten van een documentbeheersysteem cruciaal om goed voor ogen te hebben hoe u het beste het meest efficiënte overzicht kan creëren. Weet dus goed van tevoren hoe het systeem ingericht dient te worden.

DOXsupport: uw specialist op het gebied van documentbeheer

Kortom is het inrichten van een documentbeheersysteem een lastige klus, maar wel cruciaal voor de bedrijfsprocessen in de organisatie. Organisaties schakelen daarom vaak hulp in van een expert op het gebied van documentbeheer.

Meer weten over het inrichten van een documentbeheersysteem? DOXsupport weet als geen ander hoe belangrijk een documentbeheersysteem is en heeft veel kennis op het gebied van het inrichten en beheren hiervan. Kwaliteit staat hoog in het vaandel en onze specialisten streven naar een systeem dat gebruiksvriendelijk en efficiënt is. Meer weten over wat wij voor uw organisatie kunnen betekenen? Neem dan telefonisch contact met ons op via 0591 512786 of vul het contactformulier op onze website in.