Inrichten Zaaksysteem/DMS/DSP/ TMLO
Tijdens de inrichting van een Zaaksysteem/DMS staat u voor een groot aantal keuzes. Maar welke zijn de juiste? DOXsupport helpt u graag!
Zaaksysteem/DMS en DSP
Voorafgaand aan de inrichting van het Zaaksysteem/Documentmanagementsysteem wordt het Documentair Structuurplan ingericht. Het DSP bepaalt grotendeels de inrichting van de mappenstructuur en de opslag van documenten binnen het Zaaksysteem/DMS. Een gedeelte van de in het DSP vastgelegde gegevens wordt daarna geëxporteerd naar het Zaaksysteem/ DMS. Het DMS is tevens een hulpmiddel voor het genereren van metagegevens. Die zijn van belang bij het registeren en opnemen van documenten in het Zaaksysteem/DMS.
TMLO
Steeds meer lokale overheden gaan met het TMLO (Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheden) aan de slag. Het TMLO geeft aan welke metagegevens vastgelegd moeten worden bij informatie van lokale overheden, zodat deze informatie duurzaam toegankelijk is. Diverse leveranciers hebben inmiddels het Addendum TMLO ondertekend. Dit is een goede stap op weg naar systemen die ‘TMLO-proof’ zijn.
Uw partner bij de inrichting van een zaaksysteem/DMS
Wilt u meer weten over het inrichten van een zaaksysteem/DMS wat wij voor u kunnen betekenen?
Inrichting Zaaksysteem/DMS
Tijdens de inrichting van een Zaaksysteem/DMS moet een groot aantal inrichtingskeuzes worden gemaakt. Het kan nuttig zijn om hier externe kennis bij te betrekken, bijvoorbeeld in de vorm van een adviseur van DOXsupport. Dankzij deze samenwerking overziet u de consequenties van de te maken keuzes en krijgt u een professionele interpretatie van vraagstukken.
De inrichting van het Zaaksysteem/DMS bestaat uit een opvolging van processen. Kortweg dienen per proces de volgende stappen te worden ondernomen:
- Inrichten van het DSP en het TMLO;
- Optimaliseren van het werkproces;
- Vaststellen bijbehorende documenten/sjablonen;
- Formuleren van het bewaar- en vernietigingsregime;
- Aanmaken en autoriseren gebruikers;
- Exporteren gegevens uit het DSP naar het Zaaksysteem/DMS;
- Omzetten van het werkproces naar het Zaaksysteem/DMS;
- Aanbrengen van koppelingen tussen basisregistraties/verticale applicaties en het Zaaksysteem/DMS en aanpassen en koppelen van sjablonen / huisstijlformulieren, webformulieren etc.
De doorlooptijd van het traject is mede afhankelijk van uw wensen en het kennis- en ervaringsniveau van medewerkers in uw organisatie. Wij doen u graag een voorstel op maat.
Meer weten over het inrichten van een zaaksysteem/DMS?
Tijdens de inrichting van een Zaaksysteem/DMS staat u voor een groot aantal keuzes. Maar welke zijn de juiste? DOXsupport helpt u graag. Neem contact met ons op voor meer informatie over de mogelijkheden.
Veelgestelde vragen over het inrichten van een zaaksysteem/DSM
Heeft u vragen over het inrichten van een zaaksysteem? Hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen. Staat uw vraag er niet tussen? Neem gerust contact met ons op, we denken graag met u mee.
Het inrichten van een zaaksysteem betekent dat processen, documenten en informatie op een gestructureerde manier worden ingericht binnen een zaaksysteem of documentmanagementsysteem. Hierbij worden keuzes gemaakt over onder andere de structuur van dossiers, metagegevens en werkprocessen.
Een belangrijk onderdeel is het opstellen van een Documentair Structuurplan en het toepassen van standaarden zoals TMLO. Hiermee wordt vastgelegd hoe informatie wordt opgeslagen en beheerd, zodat deze duurzaam toegankelijk blijft.
Een goed ingericht zaaksysteem zorgt ervoor dat informatie op een eenduidige en efficiënte manier wordt vastgelegd en teruggevonden. Dit voorkomt onduidelijkheid in processen en zorgt ervoor dat medewerkers op dezelfde manier werken.
Daarnaast is een goede inrichting belangrijk om te voldoen aan wet en regelgeving en om informatie duurzaam toegankelijk te houden. Fouten in de inrichting kunnen leiden tot inefficiëntie, onvolledige dossiers of problemen bij archivering.
DOXsupport ondersteunt organisaties bij het maken van de juiste keuzes tijdens de inrichting van een zaaksysteem. Wij helpen bij het opstellen van het Documentair Structuurplan en het toepassen van het TMLO.
Daarnaast begeleiden wij bij het optimaliseren van werkprocessen, het vaststellen van documenten en sjablonen, het bepalen van bewaartermijnen en het inrichten van autorisaties. Ook ondersteunen wij bij het koppelen van systemen en het vertalen van werkprocessen naar het zaaksysteem.
Door de inrichting van een zaaksysteem uit te besteden aan DOXsupport profiteert u van specialistische kennis en ervaring. Onze medewerkers overzien de consequenties van keuzes en zorgen voor een inrichting die aansluit op de praktijk.
Dit voorkomt fouten in de opzet en zorgt ervoor dat het systeem efficiënt en toekomstbestendig wordt ingericht. U bespaart tijd en bent verzekerd van een structuur die werkt voor uw organisatie.
DOXsupport ondersteunt overheden en non profitorganisaties bij het inrichten van zaaksystemen. Wij werken onder andere voor gemeenten, provincies, waterschappen en andere organisaties die zaakgericht werken willen verbeteren.
Onze medewerkers zijn actief door het hele land en hebben ruime ervaring met verschillende systemen en organisaties. Op onze referentiepagina vindt u voorbeelden van organisaties waarvoor wij eerder zaaksystemen hebben ingericht.
