Handboek vervanging
Wilt u een handboek vervanging laten opstellen? DOXsupport helpt u graag bij alle werkzaamheden die noodzakelijk zijn om tot een vervangingsbesluit te komen.
Generiek toezicht voor vervanging op de juiste wijze
Tot 1 januari 2013 gold de wettelijke verplichting tot het hebben van een handboek 'digitale vervanging archiefbescheiden voor permanent te bewaren documenten'. Deze verplichting is toen komen te vervallen. Voorheen moest het handboek worden goedgekeurd door de provinciale archiefinspecteur. Nu mag digitale vervanging van permanent te bewaren archiefbescheiden plaatsvinden door een besluit van het college van burgemeester en wethouders. Wel houdt de provincie achteraf toezicht en wordt gecontroleerd of vervanging op de juiste wijze gebeurt. Dat is het zogenaamde generiek toezicht.
Uw partner bij handboek vervanging
Wilt u meer weten over handboek vervanging en wat wij voor u kunnen betekenen?
Handreiking vervanging
In februari 2014 is de ‘Handreiking Vervanging’ gepubliceerd. Deze handreiking helpt gemeenten om scherper na te denken over het vervangen van fysieke archiefbescheiden door digitale. In deze handreiking wordt geadviseerd om een 'Handboek Vervanging' op te stellen, waardoor wordt geborgd dat vervanging op juiste wijze geschiedt. Dit handboek wordt samen met een vervangingsbesluit voorgelegd aan het college van burgemeester en wethouders. Tot 1 januari 2013 moest het handboek worden goedgekeurd door de provinciale archiefinspecteur. Nu mag digitale vervanging van permanent te bewaren archiefbescheiden plaats vinden door een besluit van het college van burgemeester en wethouders. Wel houdt de provincie achteraf toezicht en wordt gecontroleerd of vervanging op de juiste wijze gebeurt. Dat is het zogenaamde generiek toezicht.
Samenstellen van een handboek
Voor het samenstellen van een handboek zijn vanuit uw organisatie veel specifieke gegevens nodig. Interne procedures moeten zodanig zijn ingericht dat de vervanging op juiste en gecontroleerde wijze gebeurt en worden beschreven in het handboek. Technische informatie over apparatuur, programmatuur en informatie over het beveiligen van gegevens zijn eveneens essentiële onderdelen van het handboek. DOXsupport helpt u graag bij alle werkzaamheden die noodzakelijk zijn om tot een vervangingsbesluit te komen.
Door de Handreiking Vervanging en de ontwikkeling van e-depots zijn de eisen aan het handboek, en daarmee aan de digitale vervanging van archiefbescheiden, steeds strenger geworden. Het opstellen van een handboek vergt daarom specialistische kennis. Wij hebben ervaring met deze werkzaamheden bij meerdere grote organisaties en wij hebben handboeken opgeleverd die door het Nationaal Archief of door provinciale archiefinspecteurs akkoord zijn bevonden.
Meer weten over handboek vervanging?
Wilt u uw vervanging op de juiste wijze kunnen verantwoorden? Begin dan met een verhelderend gesprek met een adviseur van DOXsupport. Neem contact met ons op voor meer informatie over de mogelijkheden. Wij helpen u graag verder.
Veelgestelde vragen over handboek vervanging
Heeft u vragen over handboek vervanging? Hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen. Staat uw vraag er niet tussen? Neem gerust contact met ons op, we denken graag met u mee.
Een handboek vervanging is een document waarin wordt vastgelegd hoe fysieke archiefbescheiden op een juiste en gecontroleerde manier worden vervangen door digitale documenten. In het handboek worden alle procedures, werkwijzen en technische voorzieningen beschreven die nodig zijn om vervanging verantwoord uit te voeren.
Het handboek vormt de basis voor een vervangingsbesluit en laat zien dat uw organisatie voldoet aan de eisen die gelden voor digitale vervanging van archiefbescheiden.
Een goed handboek voor vervanging is noodzakelijk om aan te tonen dat digitale vervanging zorgvuldig en volgens de geldende regels wordt uitgevoerd. Hoewel voorafgaande goedkeuring niet meer verplicht is, vindt er achteraf toezicht plaats door de provincie.
Met een goed opgesteld handboek laat u zien dat uw processen, systemen en beveiliging op orde zijn. Dit verkleint het risico op fouten en zorgt ervoor dat uw organisatie voldoet aan de eisen rondom archivering en digitale toegankelijkheid.
DOXsupport ondersteunt organisaties bij het opstellen van een compleet en goed onderbouwd handboek vervanging. Wij helpen bij het in kaart brengen van de benodigde informatie, zoals interne procedures, technische voorzieningen en beveiligingsmaatregelen.
Daarnaast begeleiden wij het gehele traject richting een vervangingsbesluit. Wij zorgen ervoor dat het handboek aansluit op de geldende richtlijnen en dat het voldoet aan de eisen die worden gesteld door toezichthouders.
Het opstellen van een handboek vervanging vraagt om specialistische kennis van wet en regelgeving en van de praktijk van informatiebeheer. Door dit traject uit te besteden aan DOXsupport bent u verzekerd van een zorgvuldig en volledig uitgewerkt handboek.
Onze specialisten hebben ervaring met het opstellen van handboeken die zijn goedgekeurd door het Nationaal Archief en provinciale toezichthouders. Hierdoor weet u zeker dat uw organisatie goed voorbereid is op toezicht en dat vervanging op de juiste manier wordt uitgevoerd.
DOXsupport ondersteunt overheden en non profitorganisaties bij het opstellen van handboeken vervanging. Wij werken onder andere voor gemeenten, provincies en andere organisaties die fysieke archiefbescheiden willen vervangen door digitale documenten.
Onze medewerkers zijn actief door het hele land en hebben ruime ervaring met vervangingstrajecten binnen verschillende organisaties. Op onze referentiepagina vindt u voorbeelden van organisaties waarvoor wij eerder handboeken vervanging hebben opgesteld.
