Handboek vervanging

De aangewezen zorgdrager mag archiefbescheiden vervangen door reproducties (art. 6 Archiefbesluit 1995). 

Hoe wordt een handboek samengesteld?

Tot 1 januari 2013 gold de wettelijke verplichting tot het hebben van een handboek 'digitale vervanging archiefbescheiden voor permanent te bewaren documenten'. Deze verplichting is toen komen te vervallen. Voorheen moest het handboek worden goedgekeurd door de provinciale archiefinspecteur. Nu mag digitale vervanging van permanent te bewaren archiefbescheiden plaatsvinden door een besluit van het college van burgemeester en wethouders. Wel houdt de provincie achteraf toezicht en wordt gecontroleerd of vervanging op de juiste wijze gebeurt. Dat is het zogenaamde generiek toezicht.

Handreiking vervanging 

In februari 2014 is de ‘Handreiking Vervanging’ gepubliceerd. Deze handreiking helpt gemeenten om scherper na te denken over het vervangen van fysieke archiefbescheiden door digitale. In deze handreiking wordt geadviseerd om een 'Handboek Vervanging' op te stellen, waardoor wordt geborgd dat vervanging op juiste wijze geschiedt. Dit handboek wordt samen met een vervangingsbesluit voorgelegd aan het college van burgemeester en wethouders. Tot 1 januari 2013 moest het handboek worden goedgekeurd door de provinciale archiefinspecteur. Nu mag digitale vervanging van permanent te bewaren archiefbescheiden plaats vinden door een besluit van het college van burgemeester en wethouders. Wel houdt de provincie achteraf toezicht en wordt gecontroleerd of vervanging op de juiste wijze gebeurt. Dat is het zogenaamde generiek toezicht.

Samenstellen van een handboek

Voor het samenstellen van een handboek zijn vanuit uw organisatie veel specifieke gegevens nodig. Interne procedures moeten zodanig zijn ingericht dat de vervanging op juiste en gecontroleerde wijze gebeurt en worden beschreven in het handboek. Technische informatie over apparatuur, programmatuur en informatie over het beveiligen van gegevens zijn eveneens essentiële onderdelen van het handboek. DOXsupport helpt u graag bij alle werkzaamheden die noodzakelijk zijn om tot een vervangingsbesluit te komen.

Door de Handreiking Vervanging en de ontwikkeling van e-depots zijn de eisen aan het handboek, en daarmee aan de digitale vervanging van archiefbescheiden, steeds strenger geworden. Het opstellen van een handboek vergt daarom specialistische kennis. Wij hebben ervaring met deze werkzaamheden bij meerdere grote organisaties en wij hebben handboeken opgeleverd die door het Nationaal Archief of door provinciale archiefinspecteurs akkoord zijn bevonden.

Wilt u uw vervanging op de juiste wijze kunnen verantwoorden? Begin dan met een verhelderend gesprek met een adviseur van DOXsupport. Aan de hand van dit gesprek kunnen wij u een offerte op maat aanbieden.

Neem vooral contact met ons op voor een afspraak. 

Wilt u meer weten?

Wilt u meer weten over DOXsupport of heeft u vragen over onze diensten? 

Neem dan contact met ons op via het contactformulier of bel naar 0591 51 27 86. 

Naar contact