Assistentie en kwaliteitsbewaking

Verandertrajecten, fusies en reorganisaties zijn aan de orde van de dag. Zulke veranderingen hebben zonder uitzondering invloed op de documentaire informatievoorziening. Maar ook in minder hectische periodes kunt u behoefte hebben aan ervaren krachten om u in uw werkzaamheden te ondersteunen. U vindt deze ervaren documentbeheerders bij DOXsupport. Wij bieden: 

• periodieke ondersteuning;
• vervanging bij langdurige afwezigheid;
• projectleiding en periodieke kwaliteitsbewaking.

Periodieke ondersteuning

De specialisten van DOXsupport hebben weinig begeleiding nodig. Zijn de kaders bepaald, dan gaan zij direct aan de slag. U hoeft hen bij wijze van spreken alleen even te laten zien waar de koffieautomaat staat. Met een specialist van DOXsupport haalt u een ervaren documentbeheerder in huis. Wij zijn volledig op de hoogte van de geldende wet- en regelgeving en last but not least: u heeft er tijdelijk een sociale en handige collega bij! 

Vervanging bij langdurige afwezigheid

Eén van uw medewerkers wordt ziek en het laat zich aan zien dat het herstel langere tijd gaat duren, één van uw medewerkers raakt zwanger en zal vanwege bevallingsverlof een tijd niet werken, of één van uw medewerkers besluit een sabbatical te nemen en gaat een jaar rond de wereld zwerven.

Al deze, en u kunt er zelf vast nog wel meer bedenken, kwesties vragen om een oplossing om de werkzaamheden niet te laten stagneren. U kunt natuurlijk een willekeurig uitzendbureau bellen, maar of die de tijdelijke medewerker met de juiste kennis en ervaring beschikbaar heeft valt te bezien. Wij hebben wél voor u de juiste medewerker beschikbaar. Door de specialisatie van ons bedrijf, en de ervaring die onze medewerkers hebben opgedaan, kunnen zij vaak na een korte introductie direct aan de slag en zijn vanaf de eerste dag productief.

Dat noemen wij ontzorgen: u hebt er nauwelijks of geen omkijken naar!

Projectleiding

Of het nu gaat om de keuze voor een Zaaksysteem, Document Management Systeem (DMS) of het doorontwikkelen van een reeds aanwezig Zaaksysteem/DMS; met projectleiding of projectondersteuning door DOXsupport beschikt u over alle ervaring en kennis om tot de juiste keuzes te komen. Wij voeren onze opdrachten uit in nauwe samenwerking en in overleg met de opdrachtgever. De succesvolle aanpak van bijvoorbeeld een digitaliseringstraject is mede gebaseerd op de individuele wensen van de opdrachtgever. Deze brengen wij voorafgaand aan het project samen met u in kaart. 

Vaak wordt er ook een projectgroep samengesteld. Een projectgroep bestaat doorgaans uit:

• een projectleider;
• applicatiebeheerder(s) van het Zaaksysteem/DMS;  
• één of meer medewerk(st)er(s) van de afdeling DIV/Postverwerking;
• één medewerk(st)er van de met ICT belaste afdeling;
• één of meer vertegenwoordigers uit de kring van toekomstige gebruikers en
• (indien nodig) de beheerder van de website en/of de medewerk(st)er belast met opmaak van huisstijlformulieren.

Periodieke kwaliteitsbewaking 

Wilt u de inrichting van uw Zaaksysteem/DMS/DSP/TMLO periodiek aan kwaliteitscontroles onderwerpen? Voor periodieke kwaliteitsbewaking (PKB) kunt u terecht bij DOXsupport. 

 
Tijdens de periodieke bezoeken wordt uw Zaaksysteem/DMS onder meer gecontroleerd op:

• zaakgericht archiveren;
• metadata;
• procesinrichting;
• autorisatie en toegankelijkheid.

DOXsupport is tevens inzetbaar voor periodieke kwaliteitsbewaking van analoge informatievoorzieningen. Onze specialist komt op vooraf vastgestelde dagen bij u langs om de controles uit te voeren. U ontvangt van de bevindingen een rapport. Eventueel worden volgens afspraak direct werkzaamheden uitgevoerd. Denk hierbij aan:

• Actualiteit: Niet meer actuele dossiers worden afgevoerd naar het semi-statisch archief en in de dossierinventaris opgenomen.
• Bruikbaarheid: Omvangrijke dossiers worden eventueel gesplitst in overzichtelijk ingerichte delen. Kennelijk onjuiste dossiervorming wordt gecorrigeerd.
• Volledigheid: In overleg kan de inzet voor andere doeleinden worden aangewend. Bijvoorbeeld bij het verwerken van incidentele achterstanden in de opberging van stukken.

De periodieke bezoeken zijn tevens een vorm van permanente kennisoverdracht. Wij stellen uw medewerkers tijdens onze bezoeken op de hoogte van nieuwe inzichten, gewijzigde regelgeving en meer. Het aantal bezoeken dat jaarlijks wordt ingepland wordt in overleg met de opdrachtgever vastgesteld. Dit is mede afhankelijk van de omvang van uw organisatie, de beschikbare formatie binnen uw organisatie en de kennis van uw medewerkers.