FAQ

Hier vindt u de antwoorden op veelgestelde vragen. Staat uw vraag er niet bij? Schroom niet om contact met ons op te nemen. Wij helpen u graag. 

Informatiebeheer

Waar moet ik op letten bij het digitaliseren van een archief?

De overgang van een papieren archief naar een digitaal archief vergt een goede voorbereiding. U bekijkt  onder andere welke documenten bewaard moeten blijven en welke niet, hoeveel tijd het digitaliseren in beslag gaat nemen en hoe de digitale archiefstructuur eruit moet zien. Hierbij zijn veel zaken van belang. DOXsupport adviseert u graag. Lees hier meer over onze diensten met betrekking tot het digitaliseren van een archief. 

Hoe breng ik structuur aan in informatiestromen?

Naarmate een organisatie groeit en verandert, neemt de behoefte aan goed gestructureerde informatiestromen toe. Uniformiteit is belangrijk. Vaste afspraken over de behandeling en verwerking van documenten en andere informatiedragers zijn noodzakelijk om het overzicht te bewaren. DOXsupport adviseert u hierbij. Lees hier meer over onze dienstverlening op het gebied van informatiebeheer. 

Wat is VVA?

VVA staat voor Voortgezette Vorming Archiefbeheer en is een opleiding voor professionals op het gebied van documentaire informatievoorziening. Verscheidene medewerkers van DOXsupport hebben deze opleiding afgerond en zijn in staat om u te begeleiden in onder meer het maken van archiefinventarissen (beschrijvende inventarissen). Bijvoorbeeld wanneer archieven moeten worden bewerkt en geïnventariseerd voor overbrenging naar de archiefbewaarplaats. Meer weten? U leest het hier.  

Hoe richt ik een archief in?

Die vraag is niet eenduidig te beantwoorden. Eén en ander is volledig afhankelijk van uw organisatie en haar doelen. Bij archieven denkt men al snel aan het verleden, maar bij het inrichten ervan zijn juist het heden en de toekomst van belang. Als u ondersteuning nodig heeft bij het professioneel inrichten van een archief, zijn wij u graag van dienst. U leest hier meer over onze dienstverlening op het gebied van informatiebeheer. 

Archiefbewerking

Moet een archief digitaal beschikbaar zijn?

Nee, dat is niet verplicht. Toch is het wel de toekomst. Bovendien zijn er veel branches waarin informatievoorziening en verwerking aan regels gebonden is. Zeker wanneer het neerkomt op persoonsgegevens, zijn organisaties vaak verplicht de nodige voorzorgsmaatregelen te nemen om de privacy van personen te beschermen (AVG). Worstelt u met de transitie van analoog naar digitaal? Wij zijn u graag van dienst. Lees hier meer over onze werkwijze. 

Wat valt er onder archiefbewerking?

Archiefbewerking omvat alle werkzaamheden die verricht worden aan archieven. Bijvoorbeeld het opschonen ervan, opnieuw structureren, voorbereiden op verhuizing, digitaliseren, samenvoegen en ga zo maar door. Archiefbewerking moet goed worden voorbereid. Lees hier meer over onze diensten op het gebied van archiefbewerking. 

Consultancy en begeleiding

Wanneer en waar vinden de overleggroepen plaats?

Tijdens het overleg wordt met vakgenoten gesproken, worden ervaringen uitgewisseld en wordt kennis gedeeld. Een welkome aanvulling op de agenda van elke professional die werkzaam is in de documentaire informatievoorziening. Neem contact op met DOXsupport als u interesse heeft in deze bijeenkomsten. Wij vertellen u graag wanneer er weer bijeenkomsten op de agenda staan en hoe u zich hiervoor kunt aanmelden. 

Hoe stel ik een goed beleidsplan op?

Lees hier meer over de totstandkoming van een goed beleidsplan. Heeft u hulp nodig? De adviseurs van DOXsupport zijn u graag van dienst. Neem contact met ons op voor meer informatie. 

Welke ondersteuning biedt DOXsupport?

Dat is afhankelijk van uw behoeften. Wij ondersteunen u bij beleidsvorming en de totstandkoming van werkprocessen, maar ook bij het opschonen van archieven, het digitaliseren van archieven en het verwerken van informatiestromen. Kortom, wij zijn uw adviseur op het gebied van documentaire informatievoorziening. Lees hier meer over consultancy en begeleiding door DOXsupport. 

Training en coaching

Wat kost een training door DOXsupport?

Bijna al onze trainingen zijn maatwerk. Er zijn natuurlijk wel richtprijzen te noemen. Bent u benieuwd naar de mogelijkheden? Neem dan contact met ons op. Wij informeren u vrijblijvend over de prijzen en mogelijkheden. 

Waar worden trainingen gegeven?

De trainingen worden gegeven op een locatie naar keuze. Vaak is dat bij u in het bedrijf. Heeft u daar geen ruimte voor? Dan zoeken we samen naar andere mogelijkheden. Neem contact met ons op voor meer informatie. 

Welke trainingen geeft DOXsupport?

Wij geven de volgende trainingen: 

- een training Informatiebeheer;
- een training Selectielijsten;
- een training Zaakgericht werken.

Staat de training die u wenst er niet tussen maar houdt uw trainingsbehoefte wel verband met onze diensten? Dan stellen wij graag een training op maat samen. Neem contact met ons op voor de mogelijkheden. 

Assistentie en kwaliteitsbewaking

Biedt DOXsupport periodieke kwaliteitscontroles?

Ja, onze ervaren senior medewerker kan op vooraf vastgestelde dagen langskomen om uw Zaaksysteem/DMS aan een kwaliteitscontrole te onderwerpen. Lees hier meer over onze periodieke kwaliteitscontroles. 

Biedt DOXsupport tijdelijke ondersteuning?

Ja, wij bieden periodieke ondersteuning. Onze medewerker komt dan voor de afgesproken periode uw team versterken. Hij of zij brengt in elk geval veel ervaring mee in de documentaire informatievoorziening en tilt uw afdeling daarmee naar een hoger niveau. De mate van ondersteuning wordt in overleg bepaald. Neem contact met ons op voor meer informatie of lees hier eerst meer.