Quick Scan
Hoe staat een afdeling ervoor en op welke manier worden documentstromen verwerkt? Een Quick Scan biedt snel inzicht. Daarna is duidelijk wat er moet gebeuren en welk resultaat dat oplevert.
Een Quick Scan biedt inzicht
Informatiebeheer is een vak apart. De afdeling die hiermee belast is kan soms wel wat hulp of een nieuwe invalshoek gebruiken. Voordat er meteen een verander- of verbetertraject in gang wordt gezet, is het verstandig om één en ander eerst goed in kaart te brengen. Aan de hand van de bevindingen wordt bepaald welke veranderingen nodig zijn en hoe die het beste in gang kunnen worden gezet.
Uw partner voor een Quick Scan
Wilt u meer weten over de Quick Scan en wat wij voor u kunnen betekenen?
Wanneer is een Quick Scan een goed idee?
Bijvoorbeeld als de vraag speelt of:
- De werkzaamheden doelmatig worden uitgevoerd;
- De gebezigde methoden efficiënt worden gebruikt;
- De kennis en kwaliteit van de medewerkers voldoende is en/of voldoende adequaat wordt ingezet;
- De formatie in overeenstemming is met het werkaanbod.
Hoe voeren we de Quick Scan uit?
De onderzoeksdoelen worden vooraf en in overleg met de opdrachtgever geformuleerd. De resultaten van het onderzoek worden in een rapport vastgelegd. Aan de hand van de resultaten van het onderzoek wordt bepaald of er veranderingen of verbeteringen nodig zijn. Daarna wordt vaak een project gestart om de werkzaamheden uit te voeren. De doorlooptijd van een Quick Scan is mede afhankelijk van de diepgang ervan en het aantal te houden interviews. Doorgaans wordt het onderzoek binnen enkele weken afgerond.
Meer weten over de Quick Scan?
Voordat er meteen een verander- of verbetertraject in gang wordt gezet, is het verstandig om één en ander eerst goed in kaart te brengen. DOXsupport adviseert u graag aan de hand van een Quick Scan. Neem contact met ons op voor meer informatie over de mogelijkheden.
Veelgestelde vragen over de Quick Scan
Heeft u vragen over de Quck Scan? Hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen. Staat uw vraag er niet tussen? Neem gerust contact met ons op, we denken graag met u mee.
Een informatiebeheer Quick Scan is een kort onderzoek waarmee snel inzicht wordt verkregen in de inrichting en werking van het informatiebeheer binnen uw organisatie. Tijdens een Quick Scan wordt gekeken naar onder andere werkprocessen, documentstromen en de manier waarop informatie wordt beheerd.
Wanneer informatiebeheer niet optimaal is ingericht, kan dat leiden tot inefficiënte werkprocessen, onduidelijke verantwoordelijkheden of problemen met wet en regelgeving. Een Quick Scan helpt om deze knelpunten in een vroeg stadium zichtbaar te maken. Door eerst een helder beeld te krijgen van de huidige situatie kan beter worden bepaald welke verbeteringen nodig zijn en hoe deze het beste kunnen worden uitgevoerd.
DOXsupport voert Quick Scans uit door de huidige werkwijze binnen uw organisatie te analyseren. In overleg met u worden vooraf de onderzoeksdoelen bepaald. Vervolgens bekijken onze specialisten hoe documentstromen worden verwerkt, hoe werkzaamheden zijn ingericht en hoe informatiebeheer in de praktijk functioneert. De resultaten van het onderzoek worden vastgelegd in een rapport. Op basis hiervan kan worden bepaald welke verbeteringen nodig zijn en welke stappen uw organisatie kan zetten om het informatiebeheer verder te ontwikkelen.
Met een Quick Scan door DOXsupport krijgt u snel en duidelijk inzicht in de sterke punten en aandachtspunten van uw informatiebeheer. Onze specialisten kijken met een onafhankelijke en deskundige blik naar uw organisatie. U ontvangt een helder rapport met bevindingen en aanbevelingen. Daarmee beschikt u over een goede basis om verbeteringen door te voeren en uw informatiebeheer verder te professionaliseren.
DOXsupport voert Quick Scans uit voor overheden en non profitorganisaties door heel Nederland. Wij ondersteunen onder andere gemeenten, provincies, waterschappen, onderwijsinstellingen en maatschappelijke organisaties. Onze medewerkers zijn actief door het hele land, waardoor wij organisaties snel en flexibel kunnen ondersteunen. Op onze referentiepagina vindt u een overzicht van opdrachtgevers waarvoor wij eerder vergelijkbare onderzoeken hebben uitgevoerd.
Onze projecten:
1,5 km documenten en archieven Gemeente Almere
Onlangs zijn wij gestart met het mooie project, project Almere.
Archief werkzaamheden bij gemeente Vlieland
In juli 2019 is DOXsupport ingeschakeld voor ondersteuning bij de dagelijkse archiefwerkzaamheden alsmede het wegwerken van ontstane achterstanden en meer.
Archiefbewerkingen
DOXsupport heeft voor veel grote opdrachtgevers archiefbewerkingen uitgevoerd. Bekijk hier onze referenties.
Assistentie en Periodieke Kwaliteitsbewaking (Pkb)
Een groot aantal opdrachtgevers maakte gebruik van onze diensten op het gebied van assistentie en periodieke kwaliteitsbewaking (PKB). Bekijk hier de referenties van DOXsupport.
Overige referenties
Voor de volgende opdrachtgevers hebben wij diverse andere werkzaamheden uitgevoerd.