Beleidsplan
Zaakgericht werken? Bepaal eerst de juiste kaders en zorg voor een goed beleidsplan. Maak gebruik van onze kennis of laat het gehele traject door DOXsupport begeleiden.
Beleidsplan als basis en rechtvaardiging voor digitaal werken
Wat is het doel? Om efficiënt en zaakgericht met een zaaksysteem c.q. documentmanagementsysteem (DMS) te werken, moet het antwoord op deze vraag eerst boven tafel komen. Te vaak wordt snel begonnen met de implementatie of uitbreiding van een systeem, terwijl er nog onvoldoende over zaken is nagedacht. Het proces bevat een aanzienlijke hoeveelheid keuzemomenten, waarbij een heldere visie van het management van groot belang is. Zorgvuldig geformuleerde doelstellingen helpen om dit proces te vergemakkelijken. Deze doelstellingen maken deel uit van het beleidsplan.
Het beleidsplan is de basis en rechtvaardiging voor digitaal werken. Het plan fungeert als een handboek voor de verdere implementatie van het Zaaksysteem/DMS. Bovendien wordt hiermee draagvlak gecreëerd, wat onontbeerlijk is in dergelijke trajecten.
Uw partner voor een beleidsplan
Wilt u meer weten over een beleidsplan en wat wij voor u kunnen betekenen?
De inhoud van een beleidsplan
- Een beschrijving van de huidige situatie op het gebied van de documentenhuishouding;
- Een beschrijving van de te verwachten ontwikkelingen op het gebied van digitale dienstverlening en digitale documentenhuishouding in de organisatie;
- De impact en cultuurverandering in de organisatie;
- Een beschrijving en beeldvorming van de inrichting van de gemeentelijke informatie-architectuur, de plaats en positie van applicaties en basisregistraties in de front-, mid- en backoffice;
- Een (realistische) doelstelling van de organisatie op het gebied van digitaal werken;
- De keuze om processen al dan niet volledig in de gehele documentaire informatieketen (dat wil zeggen: van front- naar backoffice) op te nemen. Dit ter onderscheid met het alleen in de backoffice digitaliseren (bijvoorbeeld het scannen van reeds bestaande fysieke dossiers) of het alleen aan de frontoffice digitaliseren (het aanbieden van een elektronisch formulier dat uiteindelijk fysiek verder zal worden afgehandeld);
- Een eerste selectie van werkprocessen/deelprojecten die voor digitalisering in aanmerking komen;
- Termijnvisie en doorlooptijden.
Meer weten over het opstellen van een beleidsplan?
Wij zijn u graag van dienst bij het opstellen van een beleidsplan. Maak gebruik van onze kennis of laat het gehele traject door DOXsupport begeleiden. Neem contact met ons op voor meer informatie over de mogelijkheden.
Veelgestelde vragen over het beleidsplan
Heeft u vragen over een beleidsplan? Hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen. Staat uw vraag er niet tussen? Neem gerust contact met ons op, we denken graag met u mee.
Een beleidsplan is een document waarin de visie, doelstellingen en aanpak rondom informatiebeheer en digitaal werken worden vastgelegd. Het beschrijft de huidige situatie binnen uw organisatie, de gewenste ontwikkeling en de stappen die nodig zijn om daar te komen.
Het beleidsplan vormt de basis voor het inrichten van processen en systemen, zoals een zaaksysteem of documentmanagementsysteem. Het biedt houvast bij keuzes en zorgt voor een duidelijke richting binnen de organisatie.
Een goed beleidsplan zorgt voor duidelijkheid en richting bij het verbeteren van de informatievoorziening. Zonder heldere kaders bestaat het risico dat systemen worden ingericht zonder duidelijke visie of doelstelling.
Met een beleidsplan legt u vast waar uw organisatie naartoe wil en welke keuzes daarbij horen. Dit helpt om draagvlak te creëren binnen de organisatie en voorkomt dat er ad hoc beslissingen worden genomen. Het zorgt voor structuur en maakt het mogelijk om doelgericht te werken aan digitaal en zaakgericht werken.
DOXsupport ondersteunt organisaties bij het opstellen van een beleidsplan dat aansluit op de praktijk en de doelstellingen van uw organisatie. Wij brengen de huidige situatie in kaart, denken mee over de gewenste ontwikkeling en helpen bij het formuleren van realistische doelstellingen.
Daarnaast begeleiden wij het proces en zorgen we dat alle relevante onderdelen worden meegenomen, zoals informatiearchitectuur, werkprocessen en de inrichting van systemen. Zo ontstaat een beleidsplan dat niet alleen op papier klopt, maar ook uitvoerbaar is in de praktijk.
Door het opstellen van een beleidsplan uit te besteden aan DOXsupport profiteert u van de kennis en ervaring van specialisten in documentaire informatievoorziening. Wij kennen de praktijk en weten welke keuzes nodig zijn om tot een werkbare en toekomstbestendige inrichting te komen.
Wij zorgen voor een helder en goed onderbouwd plan dat aansluit op uw organisatie. Daarmee beschikt u over een solide basis voor verdere ontwikkeling en implementatie van digitaal werken.
DOXsupport stelt beleidsplannen op voor overheden en non profitorganisaties door het hele land. Denk aan gemeenten, provincies, waterschappen en andere organisaties die hun informatiebeheer en digitale werkwijze willen verbeteren.
Onze medewerkers zijn actief door het hele land, waardoor wij organisaties snel en flexibel kunnen ondersteunen. Op onze referentiepagina vindt u voorbeelden van organisaties waarvoor wij eerder beleidsplannen hebben opgesteld.
