Wat komt er kijken bij de inrichting van een kwaliteitssysteem? DOXsupport heeft een model ontwikkeld om samen met u tot een voor uw organisatie werkend kwaliteitssysteem voor de informatievoorziening te komen.
De gemeente wil een betrouwbare partner zijn, die kwalitatieve producten of diensten levert. Daarbij gaat het niet alleen om de mensen die er werken, ook de dienstverlening door de organisatie moet betrouwbaar, consistent en van goede kwaliteit zijn. Hierbij is goed ingerichte kwaliteitszorg van essentieel belang.
Onder kwaliteitszorg vallen alle systematische en geplande activiteiten die gericht zijn op continue beheersing, bewaking en verbetering van de kwaliteit van zorg. In de Archiefregeling (art. 16) staat vermeld dat het beheer van de archiefbescheiden moet voldoen aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem. Documentaire Informatie Voorziening (DIV)-specialisten willen een betrouwbare partner zijn, door de informatie die wordt beheerd, op een zo hoog mogelijk kwaliteitsniveau aan te bieden. Informatie hoort toegankelijk, vindbaar, uitwisselbaar, authentiek, betrouwbaar, volledig en integer te zijn. Deze eisen worden het beste ingebed door een continu proces, een samenspel van organisatie, processen, middelen en mensen: het kwaliteitszorgsysteem. Het gaat hierbij niet om een systeem in technische zin!
De organisatie moet kunnen aantonen dat beschreven is waar verantwoordelijkheden zijn belegd, hoe taken dienen te worden uitgevoerd om een vooraf bepaalde kwaliteit te bereiken en in hoeverre aan bepaalde standaarden wordt voldaan. Hierdoor kan worden getoetst en wanneer nodig verbeteringen in de processen worden aangebracht. Met een kwaliteitshandboek waarin de uniforme werkwijzen en –afspraken worden vastgelegd wordt een essentiële basis gelegd voor kwaliteitszorg.
DOXsupport heeft een praktisch en werkbaar model ontwikkeld om samen met u tot een voor uw organisatie werkend kwaliteitssysteem voor de informatievoorziening te komen.