Inrichten kwaliteitssysteem
Wat komt er kijken bij de inrichting van een kwaliteitssysteem? DOXsupport heeft een model ontwikkeld om samen met u tot een voor uw organisatie werkend kwaliteitssysteem voor de informatievoorziening te komen.
Een betrouwbare partner door een goed ingerichte kwaliteitszorg
De gemeente wil een betrouwbare partner zijn, die kwalitatieve producten of diensten levert. Daarbij gaat het niet alleen om de mensen die er werken, ook de dienstverlening door de organisatie moet betrouwbaar, consistent en van goede kwaliteit zijn. Hierbij is goed ingerichte kwaliteitszorg van essentieel belang.
Uw partner voor de inrichting van een kwaliteitssysteem
Wilt u meer weten over het inrichten van kwaliteitssystemen en wat wij voor u kunnen betekenen?
Wat is kwaliteitszorg?
Onder kwaliteitszorg vallen alle systematische en geplande activiteiten die gericht zijn op continue beheersing, bewaking en verbetering van de kwaliteit van zorg. In de Archiefregeling (art. 16) staat vermeld dat het beheer van de archiefbescheiden moet voldoen aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem. Documentaire Informatie Voorziening (DIV)-specialisten willen een betrouwbare partner zijn, door de informatie die wordt beheerd, op een zo hoog mogelijk kwaliteitsniveau aan te bieden. Informatie hoort toegankelijk, vindbaar, uitwisselbaar, authentiek, betrouwbaar, volledig en integer te zijn. Deze eisen worden het beste ingebed door een continu proces, een samenspel van organisatie, processen, middelen en mensen: het kwaliteitszorgsysteem. Het gaat hierbij niet om een systeem in technische zin!
Richt een goed kwaliteitssysteem in
De organisatie moet kunnen aantonen dat beschreven is waar verantwoordelijkheden zijn belegd, hoe taken dienen te worden uitgevoerd om een vooraf bepaalde kwaliteit te bereiken en in hoeverre aan bepaalde standaarden wordt voldaan. Hierdoor kan worden getoetst en wanneer nodig verbeteringen in de processen worden aangebracht. Met een kwaliteitshandboek waarin de uniforme werkwijzen en –afspraken worden vastgelegd wordt een essentiële basis gelegd voor kwaliteitszorg.
Meer weten over het inrichten van een kwaliteitssysteem?
DOXsupport heeft een praktisch en werkbaar model ontwikkeld om samen met u tot een voor uw organisatie werkend kwaliteitssysteem voor de informatievoorziening te komen. Neem contact met ons op voor meer informatie over de mogelijkheden.
Veelgestelde vragen over het inrichten van een kwaliteitssysteem
Heeft u vragen over een inrichten van een kwaliteitsysteem? Hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen. Staat uw vraag er niet tussen? Neem gerust contact met ons op, we denken graag met u mee.
Het inrichten van een kwaliteitssysteem betekent dat u vastlegt hoe informatiebeheer binnen uw organisatie wordt uitgevoerd, bewaakt en verbeterd. Het gaat hierbij niet om een technisch systeem, maar om een samenhang van processen, afspraken en verantwoordelijkheden.
Een kwaliteitssysteem zorgt ervoor dat duidelijk is hoe werkzaamheden moeten worden uitgevoerd en aan welke eisen deze moeten voldoen. Zo ontstaat een structurele manier om de kwaliteit van de informatievoorziening te waarborgen.
Een goed ingericht kwaliteitssysteem zorgt ervoor dat uw organisatie aantoonbaar voldoet aan de eisen rondom informatiebeheer. Denk hierbij aan wet- en regelgeving, maar ook aan interne kwaliteitsnormen.
Daarnaast draagt een kwaliteitssysteem bij aan consistente en betrouwbare dienstverlening. Door vast te leggen hoe processen verlopen en wie waarvoor verantwoordelijk is, ontstaat er duidelijkheid binnen de organisatie en kunnen processen beter worden gecontroleerd en verbeterd.
DOXsupport ondersteunt organisaties bij het opzetten van een kwaliteitssysteem dat aansluit op de praktijk. Wij maken gebruik van een beproefd model om samen met u te komen tot een werkbare inrichting van de kwaliteitszorg.
We brengen in kaart hoe processen momenteel verlopen en helpen bij het vastleggen van werkwijzen, verantwoordelijkheden en kwaliteitsafspraken. Daarnaast ondersteunen wij bij het opstellen van een kwaliteitshandboek, zodat uw organisatie beschikt over een duidelijke en toetsbare basis.
Door het inrichten van een kwaliteitssysteem uit te besteden aan DOXsupport profiteert u van specialistische kennis van wet- en regelgeving en van ervaring binnen de praktijk van informatiebeheer.
Wij zorgen voor een gestructureerde aanpak en een kwaliteitssysteem dat niet alleen op papier klopt, maar ook daadwerkelijk werkt binnen uw organisatie. Dit bespaart tijd en zorgt ervoor dat uw organisatie snel stappen kan zetten in het verbeteren van de kwaliteit van de informatievoorziening.
DOXsupport ondersteunt overheden en non profitorganisaties bij het inrichten van kwaliteitssystemen. Wij werken onder andere voor gemeenten, provincies, waterschappen, onderwijsinstellingen en andere maatschappelijke organisaties.
Onze medewerkers zijn actief door het hele land en hebben ruime ervaring met de inrichting van kwaliteitszorg binnen verschillende organisaties. Op onze referentiepagina vindt u voorbeelden van organisaties waarvoor wij eerder kwaliteitssystemen hebben ingericht.
