Informatiebeheer

DOXsupport beheert en structureert niet alleen analoge archieven, maar is ook gespecialiseerd in het digitaal archiveren. 

Analoog en digitaal informatiebeheer 

 

Goed documentmanagement is een specialistische taak. Elke organisatie heeft te maken met complexe en grote informatiestromen. Hoewel de wereld steeds verder digitaliseert, is bij veel organisaties ook nog sprake van papieren documenten en archieven. Wij helpen overheden, semioverheden en non-profit organisaties bij:

  • het herinrichten en structureren van zowel analoge als digitale archieven;
  • het optimaliseren van verwerkingsprocessen van analoge en digitale informatiestromen en
  • het digitaliseren van papieren archieven.

Analoog informatiebeheer

DOXsupport is specialist in het inrichten en beheren van fysieke archieven. Wij kennen de ambtelijke- en bestuursomgeving, de wet- en regelgeving en selectie- en vernietigingsvoorschriften. Een tijdrovende inwerkperiode is dus niet nodig, wij gaan meteen voor u aan de slag. Naast bestuursarchieven hebben wij ook ervaring met meer specifieke archiefdelen zoals:

  • omgevingsvergunningen;
  • bouwvergunningen;
  • milieuvergunningen;
  • cliëntenarchieven Wet Maatschappelijke Ondersteuning;
  • cliëntenarchieven Wet Werk en Bijstand en
  • personeelsarchieven.


Op het gebied van analoog informatiebeheer bieden wij zowel beleidsmatige als uitvoerende ondersteuning. Bijvoorbeeld bij het tijdelijk invullen van een openstaande vacature, het vervangen van afwezige medewerkers of het opvangen van incidentele pieken in de werkvoorraad.

Digitaal informatiebeheer

Veel overheidsorganisaties zijn bezig met de omslag van papieren informatiebeheer naar digitaal informatiebeheer. Dat proces brengt grote veranderingen met zich mee. Traditionele werkprocessen komen te vervallen en medewerkers moeten leren omgaan met de digitale werkomgeving. Er is veel kennis nodig om de omslag op efficiënte wijze vorm te geven. Ook het opleiden, begeleiden of ondersteunen van de medewerkers vraagt de nodige aandacht.

Als het beleid voor digitaal informatiebeheer is vastgesteld, is de volgende stap het inrichten van de digitale werkomgeving. Wij zetten onze kennis en ervaring in om het beleid en de bijbehorende werkprocessen goed, efficiënt en volgens de geldende wet- en regelgeving vorm te geven. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming, die ons strenge regels oplegt over het verwerken van persoonsinformatie. Ons streven is om uw medewerkers de handvatten te geven, zodat zij het werk in de digitale omgeving zelfstandig en op de juiste wijze leren uitvoeren.

Maken archiefinventarissen (beschrijvende inventarissen)

Diverse medewerkers van DOXsupport beschikken over het diploma Voortgezette Vorming Archiefbeheer (VVA). Zij bewerken en inventariseren archieven die in aanmerking komen voor overbrenging naar de archiefbewaarplaats. In opdracht van diverse overheidsinstellingen heeft DOXsupport al veel archiefinventarissen vervaardigd.

Heeft u advies of ondersteuning nodig op het gebied van analoog of digitaal informatiebeheer? Of zoekt u hulp bij het digitaliseren van papieren archieven? Neem dan contact met ons op.

 

 



Onze projecten:

Digitaliseren personeelsdossiers

Een gemeente liet extern circa 2150 personeelsdossiers scannen/digitaliseren. Helaas werden er na afronding van het project veel onvolkomenheden geconstateerd. DOXsupport werd benaderd om het werk alsnog correct uit te voeren. 

Wilt u meer weten?

Wilt u meer weten over DOXsupport of heeft u vragen over onze diensten? 

Neem dan contact met ons op via het contactformulier of bel naar 0591 51 27 86. 

Naar contact