Scannen en digitaal archiveren milieuvergunningen

Een 65 strekkende meter lang archief vol vigerende en vervallen milieuvergunningen, wat doe je daarmee? Een gemeente besloot orde op zaken te stellen en schakelde tijdelijk twee fulltime medewerkers van DOXsupport in om de klus te klaren. 

Hoe verwerk je een archief van 65 strekkende meter?

DOXsupport houdt wel van een uitdaging. Dus toen er een gemeente belde met de vraag of er twee fulltime medewerkers beschikbaar waren voor een grote klus op het gebied van archiefbewerking, gingen wij meteen aan de slag. 

Archief digitaliseren

De betreffende gemeente beschikte over een groot archief met vigerende en vervallen milieuvergunningen. Alle documenten werden bewaard in papieren dossiers en stonden opgeslagen in een grote ruimte. De gemeente besloot dat er met twee fulltime medewerkers een flinke slag gemaakt kon worden in het scannen en digitaal archiveren van alle milieuvergunningen. Deze medewerkers werden door DOXsupport ingeschakeld en door een senior medewerker voorbereid op de klus.

De seniormedewerker bepaalde in samenspraak met de gemeente welk resultaat werd beoogd en hoe dit kon worden bereikt. De dossiers werden voorbewerkt volgens een vastgestelde methodiek en ontdaan van overtollige processtukken. Daarna werden de documenten volgens een vooraf bepaalde ordening ingedeeld. Daarna zorgden onze medewerkers voor het scannen van de bewerkte dossiers. Onder begeleiding van een seniormedewerker van DOXsupport hebben twee juniormedewerkers de opdracht tot grote tevredenheid van de gemeente uitgevoerd.