FAQ

DOXsupport werkt vooral voor gemeenten, provincies, waterschappen, uitvoeringsorganisaties en andere publieke en maatschappelijke organisaties. De werkzaamheden vinden vaak plaats binnen omgevingen waar informatiebeheer, archivering, digitalisering en continuïteit van informatieprocessen een belangrijke rol spelen.

DOXsupport ondersteunt organisaties bij uiteenlopende vraagstukken rond informatiebeheer en documentaire informatievoorziening. De dienstverlening is onderverdeeld in informatiebeheer, archiefbewerking, assistentie en kwaliteitsbewaking, consultancy en begeleiding, training en coaching en een Quick Scan van het informatiebeheer.

Daarnaast heeft DOXsupport specialistische kennis voor meer afgebakende vraagstukken, zoals het opstellen van een beleidsplan, het inrichten van een kwaliteitssysteem, het opstellen van een handboek vervanging, het inrichten van een zaaksysteem, DMS, DSP of TMLO en advies bij het invullen van archief-KPI’s.

Een organisatie kan DOXsupport bijvoorbeeld inschakelen bij achterstanden in informatie- of archiefbeheer, tijdelijke capaciteitsproblemen, digitalisering, kwaliteitsvraagstukken, verbetering van werkprocessen of de inrichting van systemen en beleid. Afhankelijk van het vraagstuk kan de ondersteuning adviserend, uitvoerend, tijdelijk of projectmatig worden ingericht.

Ja. DOXsupport combineert advies met praktische uitvoering. Dat betekent dat specialisten niet alleen kunnen helpen bij het analyseren van een probleem of het opstellen van een verbeterplan, maar ook bij de daadwerkelijke uitvoering. Bijvoorbeeld door achterstanden weg te werken, dossiers te controleren, processen te verbeteren of tijdelijk mee te draaien binnen een bestaand team.

Hoe snel ondersteuning kan starten, hangt af van de aard van de opdracht, de benodigde expertise en de beschikbare capaciteit. Bij een aanvraag wordt daarom eerst gekeken naar de situatie, gewenste werkzaamheden en benodigde kennis. Op basis daarvan kan worden bepaald welke specialist of projectaanpak het beste aansluit en wanneer inzet mogelijk is.

Ja, wanneer dat onderdeel is van de opdracht kunnen specialisten binnen de bestaande informatieomgeving van de organisatie werken. Denk aan documentmanagementsystemen, zaaksystemen, vakapplicaties en andere systemen voor informatie- en dossierbeheer. Vooraf worden werkzaamheden, toegangsrechten en verantwoordelijkheden afgestemd.

Ja. Tijdelijke capaciteitsproblemen en werkachterstanden zijn veelvoorkomende redenen om DOXsupport in te schakelen. Specialisten kunnen bijvoorbeeld ondersteunen wanneer werkzaamheden zijn blijven liggen door ziekte, vacatures, piekbelasting of een tijdelijk project. Afhankelijk van de situatie kan één specialist worden ingezet of kan de ondersteuning projectmatig worden georganiseerd.

Ja. Naast tijdelijke inzet kan DOXsupport ook worden ingeschakeld voor afgebakende projecten. Daarbij kunnen afspraken worden gemaakt over scope, werkzaamheden, verantwoordelijkheden, planning en gewenste resultaten. DOXsupport kan zowel de uitvoering verzorgen als projectleiding of specialistische begeleiding leveren.

Bij de start wordt gekeken naar de inhoud van de opdracht, de gebruikte systemen, de werkomgeving en het benodigde ervaringsniveau. Een opdracht waarbij vooral praktische uitvoeringskracht nodig is vraagt om een andere specialist dan een traject rond projectleiding, kwaliteitsverbetering of systeeminrichting. Op basis van de situatie wordt gezocht naar een passende combinatie van kennis, ervaring en inzetbaarheid.

Voor de start van een opdracht worden de werkzaamheden, rollen en verwachtingen afgestemd. Daarbij wordt bijvoorbeeld bepaald welke taken DOXsupport uitvoert, wie binnen de organisatie verantwoordelijk blijft voor besluitvorming en hoe voortgang en bevindingen worden teruggekoppeld. Bij grotere projecten kunnen ook afspraken worden gemaakt over planning, projectleiding, kwaliteitscontrole en oplevering.

De vorm van inzet hangt af van de opdracht en de werkomgeving. Sommige werkzaamheden vragen om aanwezigheid op locatie, bijvoorbeeld bij fysieke archieven of wanneer directe samenwerking met een team nodig is. Andere werkzaamheden kunnen geheel of gedeeltelijk op afstand worden uitgevoerd. Vooraf wordt afgestemd welke werkwijze praktisch en verantwoord is.

Een samenwerking begint meestal met het bespreken van de huidige situatie, het probleem en het gewenste resultaat. Vervolgens wordt bepaald welke werkzaamheden nodig zijn, welke expertise daarbij past en welke vorm van ondersteuning geschikt is. Dat kan tijdelijke inzet, projectmatige ondersteuning, advies of een combinatie daarvan zijn. Na de start worden de voortgang, bevindingen en eventuele wijzigingen in de opdracht afgestemd met de opdrachtgever.

U kunt contact opnemen met DOXsupport om uw situatie, vraagstuk en gewenste ondersteuning te bespreken. Tijdens een eerste gesprek kan worden gekeken naar de aard en omvang van het probleem, de benodigde expertise en de meest passende vorm van ondersteuning. Op basis daarvan kan worden bepaald wat een logische vervolgstap is.