Digitaliseren personeelsdossiers

Een gemeente liet extern circa 2150 personeelsdossiers scannen/digitaliseren. Helaas werden er na afronding van het project veel onvolkomenheden geconstateerd. DOXsupport werd benaderd om het werk alsnog correct uit te voeren. 

Als kwaliteit de norm is

Het was voor de gemeente een vervelende ervaring. Er was besloten om circa 2150 personeelsdossiers extern te laten digitaliseren. De ontsluiting hiervan – het vastleggen van de metadata - heeft plaatsgehad in het DMS ‘Corsa’. Na oplevering werd een fors aantal onvolkomenheden geconstateerd. Zowel de fysieke dossiers als de digitale dossiers waren niet op orde en de ontsluiting was niet voldoende. Eigenlijk was er dus half werk verricht.

DOXsupport werd ingeschakeld om zowel de digitale als de fysieke dossiers na te lopen en te corrigeren. Door de inzet van een projectleider, een seniormedewerker en drie juniormedewerkers zijn de dossiers van circa 1800 personeelsleden weer op orde gebracht. Zowel digitaal als fysiek. Tijdens dit project bleek maar weer hoe belangrijk de kwaliteitscontrole en -bewaking van het verrichte werk is. Er was door een organisatie veel werk gestoken in het op orde brengen van de dossiers, maar uiteindelijk had de gemeente er weinig aan toen bleek dat de werkzaamheden onvoldoende sluitend waren uitgevoerd.