Informatiehuishouding op orde brengen
Een goed ingerichte informatiehuishouding is onmisbaar voor organisaties die efficiënt, transparant en volgens wet- en regelgeving willen werken. Toch blijkt in de praktijk dat veel organisaties moeite hebben om grip te houden op hun informatiestromen.
Een goede informatiehuishouding zorgt ervoor dat documenten, dossiers en informatiestromen betrouwbaar, vindbaar en controleerbaar blijven. DOXsupport helpt gemeenten, overheden en andere publieke organisaties om hun informatiehuishouding te verbeteren met praktische ondersteuning, advies en specialistische kennis van informatiebeheer, archivering en wetgeving.
Wat is informatiehuishouding?
Informatiehuishouding omvat alles wat te maken heeft met het beheren, opslaan, verwerken en toegankelijk houden van informatie binnen een organisatie. Het gaat daarbij om zowel digitale als papieren informatie. Denk bijvoorbeeld aan:
Het registreren van documenten
Het beheren van dossiers
Het opslaan van informatie in een zaaksysteem of DMS
Het archiveren en vernietigen van documenten
Het vastleggen van metadata
Het toegankelijk houden van informatie
Een goede informatiehuishouding zorgt ervoor dat medewerkers snel beschikken over de juiste informatie en dat organisaties voldoen aan wet- en regelgeving.
Waarom is een goede informatiehuishouding belangrijk?
Organisaties verwerken dagelijks grote hoeveelheden informatie. Wanneer de informatiehuishouding niet goed is ingericht, kan dit leiden tot inefficiënte processen, fouten of risico’s rondom wetgeving en verantwoording.
Een goed georganiseerde informatiehuishouding zorgt voor overzicht en structuur. Medewerkers vinden sneller wat zij nodig hebben, afdelingen werken beter samen en de kans op verlies van informatie wordt kleiner. Ook bij audits, informatieverzoeken of overdracht naar een archiefbewaarplaats is goed informatiebeheer onmisbaar.
Voor overheden en publieke organisaties is dit extra belangrijk. Informatie moet duurzaam toegankelijk, betrouwbaar en controleerbaar zijn.
Specialist in informatiehuishouding
DOXsupport is specialist in documentaire informatievoorziening. Wij ondersteunen organisaties bij uiteenlopende vraagstukken rondom informatiehuishouding. Wij hebben ruime ervaring binnen de publieke sector en werkt onder andere voor gemeenten, provincies, waterschappen, veiligheidsregio’s, onderwijsinstellingen en culturele of maatschappelijke organisaties. Daardoor kennen wij de praktijk van informatiebeheer binnen verschillende typen organisaties en kunnen we snel inspelen op uiteenlopende vraagstukken.
Wij combineren inhoudelijke kennis met praktische ondersteuning. Van advies en beleidsvorming tot uitvoering en tijdelijke ondersteuning op locatie.
Hoe ondersteunt DOXsupport bij informatiehuishouding?
Iedere organisatie is anders. Daarom kijken wij altijd naar de situatie, processen en behoeften van uw organisatie. Op basis daarvan bieden wij informatiehuishouding ondersteuning op maat. Dat kan gaan om praktische uitvoering, tijdelijk extra capaciteit, advies, begeleiding of specialistische ondersteuning bij een concreet vraagstuk.
Binnen onze diensten helpen wij organisaties onder andere met informatiebeheer, archiefbewerking, assistentie en kwaliteitsbewaking, consultancy en begeleiding, training en coaching en een Quick Scan. Zo kunnen we ondersteunen bij zowel de dagelijkse uitvoering als bij grotere verbetertrajecten.
Daarnaast hebben wij specialistische kennis in huis voor specifieke vraagstukken binnen de documentaire informatievoorziening. Denk aan het opstellen van beleidsplannen, het inrichten van kwaliteitssystemen, handboeken vervanging, de inrichting van zaaksystemen, DMS, DSP en TMLO en advies bij het invullen van archief KPI’s.
Op die manier kunnen wij uw organisatie ondersteunen op verschillende niveaus: van beleid tot uitvoering en van tijdelijke inzet tot structurele verbetering van de informatiehuishouding.
Bekijk onze diensten Bekijk onze specialisaties
Grip op informatiestromen
Een goede informatiehuishouding draait niet alleen om systemen, maar vooral om grip op informatiestromen. Hoe wordt informatie verwerkt? Waar wordt informatie opgeslagen? Wie is verantwoordelijk? En hoe blijft informatie toegankelijk in de toekomst?
DOXsupport helpt organisaties om structuur aan te brengen in informatiestromen en processen. Hierdoor ontstaat rust, duidelijkheid en een betrouwbare informatievoorziening.
Informatiehuishouding en wetgeving
Overheden en non-profitorganisaties moeten voldoen aan verschillende wetten en richtlijnen op het gebied van informatiebeheer en archivering. Denk aan de Archiefwet, de Woo en eisen rondom digitale duurzaamheid.
Een goed ingerichte informatiehuishouding helpt organisaties om aan deze verplichtingen te voldoen en risico’s te beperken. DOXsupport ondersteunt organisaties bij het vertalen van wet- en regelgeving naar praktische oplossingen.
Ondersteuning door heel Nederland
DOXsupport werkt voor organisaties verspreid door heel Nederland. Onze specialisten wonen en werken door het hele land, waardoor wij snel inzetbaar zijn en organisaties lokaal kunnen ondersteunen.
Dankzij onze ervaring binnen uiteenlopende organisaties weten wij wat er speelt binnen de publieke sector en hoe informatiehuishouding in de praktijk werkt.
Op zoek naar ondersteuning bij informatiehuishouding?
Wilt u uw informatiehuishouding verbeteren of bent u benieuwd wat DOXsupport voor uw organisatie kan betekenen? Neem gerust contact met ons op. Wij denken graag met u mee over informatiebeheer.
Veelgestelde vragen over informatiehuishouding
Heeft u vragen over informatiehuishouding? Hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen. Staat uw vraag er niet tussen? Neem gerust contact met ons op, we denken graag met u mee.
Een informatiehuishouding is de manier waarop een organisatie informatie ontvangt, verwerkt, opslaat, beheert, archiveert en vernietigt. Het gaat om documenten, dossiers, systemen, processen, verantwoordelijkheden en afspraken rondom informatiebeheer.
Een goede informatiehuishouding zorgt ervoor dat informatie betrouwbaar, vindbaar en controleerbaar blijft. Voor publieke organisaties is dit belangrijk vanwege dienstverlening, archivering, AVG, audits en verantwoording.
Een informatiehuishouding is vaak niet op orde wanneer documenten moeilijk vindbaar zijn, dossiers onvolledig zijn, bewaartermijnen onduidelijk zijn of medewerkers verschillend werken. Ook achterstanden en versnipperde systemen wijzen op verbeterpunten.
DOXsupport helpt bij het analyseren van processen, documenten, dossiers, archieven en systemen. Op basis daarvan worden knelpunten zichtbaar en kan ondersteuning worden ingezet voor informatiebeheer, archiefbewerking, digitalisering of kwaliteitsverbetering.
DMS- en zaaksystemen helpen bij het beheren van documenten, dossiers, metadata, processen en bewaartermijnen. Deze systemen werken alleen goed wanneer processen, beheerafspraken en dagelijkse werkwijzen duidelijk zijn ingericht.
Ja, DOXsupport kan met een Quick Scan inzicht geven in de staat van de informatiehuishouding. Daarmee worden risico’s, achterstanden, procesproblemen en verbeterkansen concreet gemaakt.
