Parlementaire enquête aardgaswinning Groningen

De Enquêtecommissie vordert van diverse organisaties betrokken bij het zogenaamde “gasgebouw” informatie over de besluitvorming rond de aardgaswinning in Groningen en de gevolgen daarvan. De commissie vordert deze documentatie en informatie over de periode 1986/2000 tot en met heden. De parlementaire enquête zelf zal plaatsvinden in 2022.

De partijen waarvan informatie wordt gevorderd betreffen de Staat der Nederlanden, de provincie Groningen, diverse Groninger gemeenten, de NAM, Shell, Exxonmobil, Gasunie, Gasterra, Gasunie Transport en de diverse rechtsvoorgangers hiervan.

DOXsupport is gevraagd assistentie te verlenen bij één van de betrokken gemeenten. Wij hebben de projectleiding op ons genomen in gezamenlijkheid met een medewerker van de gemeente. Door een andere medewerker van DOXsupport zijn ondersteunende werkzaamheden uitgevoerd.

De Enquêtecommissie is op zoek naar informatie in de breedste zin van het woord. Er wordt niet alleen informatie en schriftelijke inlichtingen gevorderd uit de analoge archieven en de digitale zaaksystemen. De Enquêtecommissie is ook geïnteresseerd in informatie afkomstig uit e-mailbestanden, whatsapp berichten, alsmede audio- en videomateriaal.

Om gevolg te kunnen geven aan de vordering is een projectgroep in het leven geroepen. De tijdspanne waarbinnen de informatie aangeleverd diende te worden, bedroeg drie en een halve week en besloeg informatie en documentatie over de periode 1986/2000 tot heden.

Als eerste is er een aparte ruimte gereserveerd voor de projectgroep met voldoende werkplekken en scanapparatuur, een project e-mailadres en een eigen projectschijf om alle informatie in op te slaan. De inhoudelijk deskundigen (vakspecialisten) zijn benaderd om de 24 invorderingsvraagstukken te verdelen en eventueel informatie te halen bij andere betrokken organisaties.

De DIV-ers zijn gevraagd zo snel mogelijk alle analoge informatie aan te leveren en een DIV-consulent heeft een 1^e  selectie uitgevoerd in het zaaksysteem (en de voorlopers daarvan).

Ook is direct contact gelegd met een data-analist van de Enquêtecommissie om vraagstukken helder te krijgen en bij de start een aantal toetsen te doen of de wijze van aanlevering voldoet aan de wederzijdse verwachtingen om teleurstelling achteraf zoveel mogelijk te voorkomen.  

Het ICT-team is ingeschakeld om technisch gezien af te stemmen welke mogelijkheden er zijn om alle informatie te achterhalen en wat er moet gebeuren om beschikking/toegang te krijgen tot met name e-mailberichtgeving en eventuele teamschijven. Vooral het formele deel om inzage te krijgen in e-mailboxen moest zorgvuldig en correct worden afgehecht. Daarna heeft een inventarisatie van alle betrokken (oud) bestuurders en leidinggevenden in de organisatie plaats gevonden die mogelijk beschikken over dergelijke informatie en documentatie.

Het team Juridische Zaken is gevraagd om uiteindelijk mee te kijken of bepaalde informatie viel in de categorie “vertrouwelijk”.

Van dit alles is een tijdlijn opgesteld, wie wat zou gaan doen en welke actiepunten wanneer in beeld komen. Omdat bij de start niet duidelijk was hoeveel tijd hiermee gemoeid zou zijn, zijn in overleg met de opdrachtgevers escalatie momenten ingebouwd in de planning om snel op te kunnen schalen, wanneer nodig. Dit alles is snel en soepel verlopen en na 2 werkdagen voorbereiden kon met het daadwerkelijk onderzoeks- en selectie werk worden gestart. 

De projectgroep bestond uit een aantal personen met elk een eigen taak:

Een tweetal personen hield zich bezig met het zoeken naar informatie. De kernvraag die de projectgroep zich stelde was: welke ingangen kunnen gebruikt worden om tot de juiste informatie te komen? De deelvragen die hieruit voortvloeiden waren:

• Welke analoge en digitale archiefbestanden moeten doorzocht worden? Hierbij kan gedacht worden aan analoge archieven en digitale zaaksystemen. Maar ook het raadsinformatiesysteem werd geraadpleegd.
• Welke zoektermen gaan we gebruiken om tot de juiste informatie te komen?
• Zijn er wellicht specifieke zaaktypes waarop gezocht kan worden?
• Zijn er wellicht persoonlijke dan wel afdelingsschijven waarop informatie te vinden kan zijn?
• Informatie is veelal verspreid in diverse bestanden. Hoe voorkomen we dubbel werk en dubbele bestanden?

Een eerste zoekronde leverde 8000 documenten op. Uiteindelijk kon door een slimme manier dit teruggebracht worden tot 1500 documenten.

Hierna kon op dossier- dan wel zaakniveau een analyse uitgevoerd worden, welke documenten van belang konden zijn voor de Enquêtecommissie. Digitale documenten werden rechtstreeks op een speciaal daarvoor ingerichte schijf geplaatst.

Een medewerker hield zich bezig met het scannen en daarmee digitaal maken van analoge documenten. Om loopafstanden en wachttijden voor de scanner te voorkomen, werd een eigen scanapparaat op de afdeling geplaatst.

Een derde medewerker was belast met het invoeren van de documenten in een hiervoor apart ontvangen inventarisatielijst (database). Aan ieder individueel document werd uitgebreide set metadata toegevoegd. De vordering van de Enquêtecommissie was voor wat het beschikbaar stellen van documenten betreft onderverdeeld in 12 deelvragen. Per document moest een analyse worden gemaakt onder welke deelvraag de documenten gekoppeld moesten worden. Doordat alle partijen in het Gasgebouw op dezelfde wijze de metadata aan de documenten toevoegen en onderverdelen in de 12 deelvragen, kan de Enquêtecommissie relatief snel informatie over eenzelfde onderwerp zoeken en vinden!

De Enquêtecommissie was eveneens geïnteresseerd in emailberichten. Er moest onderzoek worden gedaan welke personen op ambtelijk en bestuurlijk niveau zich bezig hielden, maar ook bezig hebben gehouden in het verleden met de aardgasproblematiek. Oude emailbestanden moesten worden opgespoord, waarbij alle emailverkeer geen verband hield met de gaswinningsproblematiek, uit de email-box verwijderd is. Ook persoonlijke e-mails zijn uit de email-box verwijderd. Van de huidige bestuurders en ambtelijk personeel werd gevraagd alle relevante email ter beschikking te stellen.

Het uiteindelijke resultaat van deze zoektocht leverde 960 documenten op en een tiental emailboxen. Deze documenten zijn op een aparte, versleutelde schijf toegestuurd aan de Enquêtecommissie.

Wanneer de Enquêtecommissie haar werkzaamheden heeft afgerond, worden de beschikbaar gesteld archiefbescheiden toegevoegd aan het archief van de Commissie.