Documentbeheer

Het gebruik van een documentbeheersysteem (ook wel document management systeem (DMS) of zaaksysteem genoemd) wordt steeds meer de norm binnen complexe werkorganisaties. Documentbeheer, wat is het eigenlijk? Welke voordelen heeft documentbeheer? En hoe ziet het proces van een documentbeheersysteem er precies uit?

DOXsupport heeft als documentadviseur documentbeheersystemen ingericht bij hoofdzakelijk gemeentelijke overheden. Wij leggen u in het kort uit wat documentbeheer is en wat de essentiële processen hier van zijn en hoe u een documentbeheersysteem inricht.

Wat is documentbeheer?

Documentbeheer is een proces. In het kort draait documentbeheer om het opslaan, in verband brengen, lokaliseren, bewerken en delen van verschillende soorten zogenoemde elektronische documenten op een manier die het meest effectief en efficiënt is voor organisaties. Elektronische documenten zijn de visuele weergave van een document in een digitale omgeving op bijvoorbeeld het beeldscherm van een computer.

Een belangrijk onderdeel van documentbeheer is dat documenten op een centrale locatie worden opgeslagen waardoor elke betrokkene die toegang heeft tot de bestanden deze snel kan vinden. Bij documentbeheer wordt er gebruik gemaakt van specifieke computerprogramma’s om documenten op te slaan, maar uiteraard ook te beveiligen.

Het handmatig opslaan van documenten op netwerkschijven is vaak een arbeidsintensieve handeling. Het opslaan gebeurt lang niet altijd gestructureerd en gestuurd en daardoor is terugvinden vaak lastig. Ook versiebeheer en het in samenhang brengen van documenten is vaak lastig. Een organisatie zonder een effectief documentbeheersysteem moet alle aangemaakte bestanden handmatig opslaan, waarbij de keuze voor de juiste map en op de juiste schijf cruciaal is.

Documentbeheersysteem

Steeds meer bedrijven ontvangen de documenten digitaal, maar er zijn ook documenten die nog altijd op papier worden ontvangen. Een documentbeheersysteem kan ook dit probleem oplossen. Dit systeem maakt het mogelijk om het volledige proces digitaal te organiseren. Het is bijvoorbeeld ook mogelijk om documenten te creëren, digitaal goed te keuren en te ondertekenen en te verzenden.

Een ander groot voordeel van digitaal documentbeheer is dat documenten worden opgeslagen in een beveiligde omgeving, meestal gebeurt dat in de cloud. Alleen als je geautoriseerd bent heb je toegang tot deze bestanden. Het implementeren van een documentbeheersysteem is geen eenvoudige klus. Als het eenmaal functioneert, kan efficiënt worden gewerkt en hierdoor veel tijd worden bespaard

Essentiële processen van documentbeheer

Over het algemeen geldt dat de essentiële onderdelen van documentbeheer in drie taken worden onderverdeeld. Het gaat hierbij om scannen, opslaan en vinden. Dit zijn de basistaken, maar documentbeheer is niet beperkt tot die taken. Documentbeheer houdt zich naast eerder genoemde taken ook bezig met functies zoals lezen, delen en documentwerkstromen. Wij zetten de drie basistaken op een rij:

1. Scannen

Het eerste proces draait om scannen. Vaak is er bij de overgang naar een beheersysteem sprake van een groot aantal papieren documenten dat gescand en vervolgens digitaal opgeslagen moet worden. Maar ook documenten die nog op papier worden ontvangen, worden direct na ontvangst digitaal gemaakt.

2. Opslaan

Het tweede proces wordt beschouwd als het proces van het toekennen van metadata en het beveiligen van de documenten, oftewel opslaan. Dat is alleen makkelijker gezegd dan gedaan, want het blijkt in de praktijk altijd een kunst te zijn om er voor te zorgen dat de juiste metadata wordt toegekend zodat alles op de juiste plaats wordt opgeslagen en weer eenvoudig kan worden teruggevonden.

3. Ophalen

Het laatste proces is gericht op het gemakkelijk toegankelijk maken van de documenten voor geautoriseerde personen. Het is hierbij belangrijk om goed na te denken over de toegangsrechten tot bepaalde documenten en hier een helder overzicht van te maken.

Een documentbeheersysteem inrichten

In de huidige samenleving ontkom je er bijna niet aan om als bedrijf of instelling gegevens op de juiste manier op te slaan onder het hoogste beveiligingsniveau. Ongeacht de grootte van uw organisatie.

Om bovengenoemde reden is het bijna een must om te investeren in een documentbeheersysteem. Maar een geïntegreerd documentbeheersysteem implementeren zonder de hulp van een expert kan moeilijk worden.

Kortom, een omvangrijk proces. Wilt u meer weten over de inrichting van een documentbeheersysteem? Wij helpen u bij het efficiënt inrichten en beheren. Als kwaliteit de norm is, is DOXsupport uw adviseur. Wilt u meer weten over DOXsupport of heeft u vragen over onze diensten? Neem dan contact met ons op via het contactformulier of bel naar 0591 - 51 27 86.