Een zaaksysteem inrichten

U heeft behoefte aan een zaaksysteem. Maar hoe pakt u dat aan? Wij leggen het uit. 

Hoe richt ik een efficiënt zaaksysteem in?

Zaakgericht werken begint bij de inrichting van een zaaksysteem. Maak zorgvuldige keuzes, want de hele werkorganisatie leunt na de lancering van het zaaksysteem op de nieuwe werkwijze en het systeem dat is geïmplementeerd. Zaakgericht werken gaat vaak samen met de transitie van analoog naar digitaal en een goed zaaksysteem is daarbij haast onmisbaar. Er zijn zaaksystemen die speciaal voor een organisatie worden ontwikkeld, maar er bestaan ook standaard systemen die met bepaalde modules naar de wens van de opdrachtgever kunnen worden aangepast. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Een DMS (Document Management Systeem)
  • Een TSA (Taak Specifieke Applicatie)
  • En combinatie van beide

Het is belangrijk dat een organisatie een systeem kiest dat aansluit op de te behandelen zaken, de organisatiestructuur en de doelen van de organisatie. Het is van groot belang om de uiteindelijke gebruikers van het systeem in gedachten te houden. De medewerkers en het management moeten goed met het systeem uit de voeten kunnen, maar moeten vooral de noodzaak en de handigheid ervan kunnen begrijpen.

Welke zaaksystemen zijn er?

Er is enorm veel keuze wanneer het gaat om zaaksystemen. Er zijn all-in-one software oplossingen, maar ook best- of breed systemen waarbij een aantal losse componenten samen het grote geheel vormen. All-in-one systemen zijn vaak betaalbaar, snel te implementeren en eenvoudig, maar beschikken vaak over modules die door de organisatie niet gebruikt zullen worden en zijn ook in andere opzichten nauwelijks aan de specifieke wensen van de organisatie aan te passen. Best- of breed systemen zijn specifieker, kunnen meer naar de wensen van de organisatie worden ingericht en bevatten dus nauwelijks modules die niet gebruikt zullen worden, maar zijn vaak wel duurder is de aanschaf en het implementeren ervan kost meer tijd.

Welke keuze voor u de beste keuze is, is dus veelal afhankelijk van de doelen en wensen van uw organisatie. Het aantal ontwikkelaars dat dergelijke software aanbiedt is erg groot en groeit nog elke dag, het is dus niet gek als u in beginsel door de bomen het bos niet meer ziet. Verdiep u goed in de vele mogelijkheden en stel een eisenlijst op. Waar moet uw zaaksysteem aan voldoen? Zorg dat u dit op een rijtje zet.

Uit welke onderdelen bestaat een zaaksysteem?

Uit hoeveel en welke onderdelen een goed zaaksysteem bestaat, is natuurlijk afhankelijk van de keuzes die de organisatie maakt en de software die wordt gekozen. Over het algemeen onderscheiden we de volgende onderdelen:

  • Het DMS / de TSA of combinatie van beide
  • Het onderdeel klantcontact
  • De zaaktypeverdeling
  • De zaakopslag

Vaak wordt het zaaksysteem gekoppeld met andere systemen, zoals een backofficesysteem, een betaalsysteem of een database.

Welk zaaksysteem kiezen?

Hoe kies ik een zaaksysteem? Dat is een vraag die de documentadviseurs van DOXsupport vaak gesteld krijgen. Het antwoord is helaas niet eenvoudig en dat komt mede door de grote hoeveelheid keuzes die er is. Het is in elk geval verstandig om niet over één nacht ijs te gaan, dus om zorgvuldig na te denken over de doelen en gebruiksvriendelijkheid van het te kiezen systeem. DOXsupport begeleidt overheden (gemeenten, provincies), ZBO’s, non-profit organisaties en grote bedrijven tijdens het keuzetraject. Maar ook daarna, wanneer het zaaksysteem in gebruik wordt genomen en zaakgericht werken wordt toegepast, staan wij voor u klaar om uw medewerkers het systeem eigen te maken en het systeem door te ontwikkelen.

Bekijk hier de referenties van DOXsupport of lees hier meer over het dienstenpakket. Kunnen onze documentadviseurs u van dienst zijn? Neem vooral contact met ons op. Een gesprek is uiteraard geheel vrijblijvend.