Archiveren en ordenen documenten ZBO

Een groot ZBO had haar archivering niet op orde. Alle documenten die voor de organisatie niet meer actueel waren werden door medewerkers in dozen gedaan en voorzien van een summier opschrift.

Een ZBO had haar archivering niet op orde

DOXsupport werd recent ingeschakeld door een groot ZBO met een eveneens groot archief. Medewerkers hadden documenten waarvan werd aangenomen dat zij niet meer actueel waren in dozen gedaan, die werden voorzien van slechts een beperkt opschrift. Het was totaal niet meer duidelijk welke documenten op welke plaats waren opgeslagen. De hele zolderruimte stond dus vol met dozen met documenten en dossiers waarvan de inhoud nauwelijks bekend was.

Op een gegeven moment raakte de ruimte overvol en werd duidelijk dat er iets moest worden gedaan om het archief te ordenen. In de dozen waren documenten opgeborgen die voor vernietiging aanmerking kwamen, maar ook documenten die bewaard moesten blijven. De kennis en ervaring van DOXsupport werd ingeschakeld om de klus te klaren. Wij hebben een ordeningsplan opgesteld en tenslotte alle documenten en dossiers bewerkt en opgenomen in een inventaris. Niet alleen het verleden is dus geschoond, het ZBO heeft nu ook een gezonde basis om mee verder te gaan.