Informatiebeheer

Analoog en digitaal informatiebeheer

Goed documentmanagement is een specialistische taak. Elke organisatie heeft te maken met complexe en grote informatiestromen. Hoewel de wereld steeds verder digitaliseert, is bij veel organisaties ook nog sprake van papieren documenten en archieven. Wij helpen overheden, semi-overheden en non-profit organisaties bij:

Het herinrichten en structureren van zowel analoge als digitale archieven;
Het optimaliseren van verwerkingsprocessen van analoge en digitale informatiestromen;
Het digitaliseren van papieren archieven.

Uw partner in informatiebeheer

Wilt u meer weten over informatiebeheer en wat wij voor u kunnen betekenen?

Neem contact op

Analoog informatiebeheer

DOXsupport is specialist in het inrichten en beheren van analoge archieven. Wij kennen de ambtelijke- en bestuursomgeving, de wet- en regelgeving en selectie- en vernietigingsvoorschriften. Een tijdrovende inwerkperiode is dus niet nodig, wij gaan meteen voor u aan de slag. Naast bestuursarchieven hebben wij ook ervaring met meer specifieke archiefdelen zoals:

Omgevingsvergunningen
Bouwvergunningen
Milieuvergunningen
Cliëntenarchieven Wet Maatschappelijke Ondersteuning
Cliëntenarchieven Wet Werk en Bijstand
Personeelsarchieven

Op het gebied van analoog informatiebeheer bieden wij zowel beleidsmatige als uitvoerende ondersteuning. Bijvoorbeeld bij het tijdelijk invullen van een openstaande vacature, het vervangen van afwezige medewerkers of het opvangen van incidentele pieken in de werkvoorraad.

Digitaal informatiebeheer

Veel overheidsorganisaties zijn bezig met de omslag van papieren informatiebeheer naar digitaal informatiebeheer. Dat proces brengt grote veranderingen met zich mee. Traditionele werkprocessen komen te vervallen en medewerkers moeten leren omgaan met de digitale werkomgeving. Er is veel kennis nodig om de omslag op efficiënte wijze vorm te geven. Ook het opleiden, begeleiden of ondersteunen van de medewerkers vraagt de nodige aandacht.

Als het beleid voor digitaal informatiebeheer is vastgesteld, is de volgende stap het inrichten van de digitale werkomgeving. Wij zetten onze kennis en ervaring in om het beleid en de bijbehorende werkprocessen goed, efficiënt en volgens de geldende wet- en regelgeving vorm te geven. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming, die ons strenge regels oplegt over het verwerken van persoonsinformatie. Ons streven is om uw medewerkers de handvatten te geven, zodat zij het werk in de digitale omgeving zelfstandig en op de juiste wijze leren uitvoeren.

Maken archiefinventarissen (beschrijvende inventarissen)

Diverse medewerkers van DOXsupport beschikken over het diploma Voortgezette Vorming Archiefbeheer (VVA). Zij bewerken en inventariseren archieven die in aanmerking komen voor overbrenging naar de archiefbewaarplaats. In opdracht van diverse overheidsinstellingen heeft DOXsupport al veel archiefinventarissen vervaardigd.

Meer weten over informatiebeheer?

Analoog, digitaal of de overgang van analoog naar digitaal? Wij zorgen dat de processen soepel verlopen. Neem contact met ons op voor meer informatie over de mogelijkheden.

info@doxsupport.nl

0591 51 27 86

Neem contact op

Veelgestelde vragen over informatiebeheer

Heeft u vragen over informatiebeheer? Hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen. Staat uw vraag er niet tussen? Neem gerust contact met ons op, we denken graag met u mee.

Wat is informatiebeheer?

Informatiebeheer is het gestructureerd inrichten, beheren en toegankelijk maken van informatie binnen een organisatie. Het gaat daarbij zowel om digitale informatie als om papieren documenten. Denk aan het registreren, archiveren, bewaren, vernietigen en terugvinden van informatie. Dit gebeurt op een manier die voldoet aan wet- en regelgeving.

Waarom is goed informatiebeer belangrijk?

Goed informatiebeheer zorgt ervoor dat de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is voor de juiste mensen. Wanneer informatie niet goed wordt beheerd, kan dat leiden tot risico’s zoals onvindbare documenten, vertraging in processen of het niet naleven van wettelijke verplichtingen. Met goed informatiebeheer blijft uw informatie toegankelijk en controleerbaar. Dat geeft overzicht, grip en vertrouwen, zowel binnen als buiten uw organisatie.

Hoe ondersteunt DOXsupport organisaties bij informatiebeheer?

DOXsupport ondersteunt organisaties bij het inrichten, verbeteren en uitvoeren van informatiebeheer. Dit doen wij zowel op operationeel als strategisch niveau. Dat kan tijdelijk, projectmatig of structureel. Altijd afgestemd op de vraag en situatie van de organisatie. Benieuwd wat we voor uw organisatie kunnen betekenen? Bekijk ons dienstenoverzicht of lees meer over onze specialisaties.

Wat zijn de voordelen van informatiebeheer uitbesteden aan DOXsupport?

Door het informatiebeheer uit te besteden aan DOXsupport haalt u deskundigheid, ervaring en continuïteit in huis. Onze professionals kennen de wet- en regelgeving én de praktijk. Ze weten wat werkt binnen overheidsorganisaties en andere publieke instellingen. Wij denken mee, voeren uit en zorgen dat informatiebeheer goed aansluit op de processen en doelen van uw organisatie.

Voor welke organisaties verzorgt DOXsupport informatiebeheer?

DOXsupport werkt voor overheden en non-profitorganisaties verspreid door het hele land. Wij hebben medewerkers door heel Nederland, waardoor we altijd in de buurt zijn van onze opdrachtgevers. Onze klanten zijn onder andere gemeenten, provincies, waterschappen, veiligheidsregio’s, onderwijsinstellingen en maatschappelijke organisaties. Op onze referentiepagina vindt u een overzicht van opdrachtgevers waarvoor wij eerder met succes werkzaamheden hebben uitgevoerd.

Bekijk meer veelgestelde vragen