Archief schonen

Wat is archief schonen?

Archief schonen is het systematisch controleren en opschonen van dossiers en archiefmateriaal. Daarbij worden bijvoorbeeld dubbelen, concepten, niet-relevante stukken en materiaal dat niet in het dossier thuishoort herkend en waar verantwoord verwijderd. Het doel is een archief dat overzichtelijker is opgebouwd en beter kan worden beheerd, geraadpleegd of voorbereid op een volgende stap.

Archief schonen is geen losse opruimactie. Per dossier moet worden beoordeeld welke stukken bij de inhoud horen, welke versies relevant zijn en welke documenten of materialen geen functie meer hebben binnen het dossier.

Een opgeschoond archief bevat minder overbodig materiaal en maakt de oorspronkelijke dossierstructuur beter beheersbaar.

Wanneer is een archief opschonen nodig?

Een archief kan in de loop van de tijd vervuild raken. Dossiers bevatten verschillende versies van hetzelfde document, conceptstukken blijven tussen definitieve documenten zitten of losse stukken zijn op de verkeerde plek terechtgekomen.

Dat kan leiden tot omvangrijke dossiers waarin medewerkers veel tijd nodig hebben om de juiste informatie te vinden. Ook kan onduidelijk worden welke stukken daadwerkelijk onderdeel zijn van het formele dossier.

Archief opschonen is bijvoorbeeld relevant wanneer:

• Dossiers veel dubbelen of conceptversies bevatten;

• Archiefmateriaal door de jaren heen onregelmatig is opgeborgen;

• Dossiers opnieuw toegankelijk moeten worden gemaakt;

• Een archief moet worden voorbereid op digitalisering;

• Een archief wordt heringericht of verhuisd;

• Achterstanden in archiefbewerking moeten worden weggewerkt;

• Dossierkwaliteit onvoldoende betrouwbaar is.

Het schonen kan als zelfstandige opdracht worden uitgevoerd of onderdeel zijn van een groter archiefproject.

Wat gebeurt er bij het schonen van een archief?

De werkzaamheden hangen af van de staat, omvang en structuur van het archief. DOXsupport kijkt eerst hoe de dossiers zijn opgebouwd en welke afspraken gelden voor de bewerking.

Dossiers controleren

De eerste stap is controleren wat daadwerkelijk in een dossier zit. Daarbij wordt gekeken naar de inhoud, volgorde en samenhang van documenten. Zo wordt zichtbaar of stukken ontbreken, dubbel aanwezig zijn of niet bij het dossier horen.

Dubbelen en concepten herkennen

In veel archieven komen meerdere exemplaren of versies van hetzelfde document voor. Het is niet verstandig om die automatisch te verwijderen. Eerst moet worden vastgesteld of het daadwerkelijk om een dubbel gaat en welke versie binnen het dossier relevant is. Hetzelfde geldt voor conceptdocumenten die naast een definitieve versie zijn bewaard.

Niet-relevant materiaal verwijderen

Dossiers kunnen materiaal bevatten dat geen inhoudelijke functie heeft. Denk aan overtollige kopieën, plastic hoezen, nietjes, paperclips of andere materialen die tijdens eerdere werkzaamheden zijn toegevoegd. Welke onderdelen verwijderd kunnen worden, hangt af van het soort archief en het doel van de bewerking.

Structuur en dossierinhoud herstellen

Schonen gaat niet alleen over minder materiaal. De inhoud van een dossier moet na de bewerking logisch en herkenbaar blijven. Documenten die verkeerd zijn opgeborgen kunnen daarom worden herplaatst en dossiers kunnen waar nodig opnieuw worden geordend.

Resultaat controleren

Na het schonen wordt gecontroleerd of de afgesproken werkzaamheden consequent zijn uitgevoerd. Daarmee wordt voorkomen dat het ene dossier volgens andere uitgangspunten wordt behandeld dan het andere. Archief schonen vraagt daarom om een vaste werkwijze en duidelijke beoordelingscriteria.

Fysiek en digitaal archief opschonen

Archief schonen wordt vaak geassocieerd met papieren dossiers, maar dezelfde principes kunnen ook bij digitale archieven spelen.

In een fysiek archief kan het bijvoorbeeld gaan om:

• Dubbele documenten;

• Concepten;

• Losse stukken;

• Verkeerd geplaatste documenten;

• Overtollig verpakkingsmateriaal;

• Inconsistent opgebouwde dossiers.

Bij digitale informatie kan het probleem zich anders uiten. Denk aan meerdere versies van bestanden, documenten op verschillende locaties, foutieve dossierindeling of inconsistente opslag.

De concrete werkwijze verschilt, maar het doel blijft hetzelfde: zorgen dat relevante informatie logisch en beheersbaar wordt georganiseerd.

Archief schonen als voorbereiding op een vervolgstap

Het opschonen van een archief staat vaak niet op zichzelf. Een organisatie kan het archief bijvoorbeeld willen voorbereiden op digitalisering, verhuizing of verdere archiefbewerking.

Door dossiers vooraf gecontroleerd door te nemen, wordt duidelijker welk materiaal daadwerkelijk verwerkt moet worden. Bij een archiefdigitalisering kan dit voorkomen dat onnodige dubbelen of irrelevante stukken worden gescand. Bij een archiefverhuizing kan vooraf duidelijk worden welke dossiers daadwerkelijk moeten worden meegenomen.

Voor structureel beheer kunt u verder lezen over archiefbeheer. Moet informatie formeel worden vernietigd, dan valt dat onder archief vernietigen. Voor fysieke archieven die digitaal beschikbaar moeten worden gemaakt, is er archief digitaliseren.

Hoe DOXsupport helpt bij archief schonen

DOXsupport ondersteunt organisaties bij het praktisch uitvoeren van schoningswerkzaamheden. Afhankelijk van de opdracht kan dat gaan om een afgebakend archiefbestand of om een omvangrijk archiefproject.

Vooraf worden afspraken gemaakt over de werkwijze en beoordelingscriteria. Vervolgens worden dossiers gecontroleerd en volgens die uitgangspunten bewerkt.

DOXsupport kan onder andere ondersteunen bij:

• Inventariseren van de staat van het archief;

• Opstellen van een praktische werkwijze;

• Dossier voor dossier controleren;

• Herkennen van dubbelen en concepten;

• Verwijderen van niet-relevant materiaal;

• Herstellen van dossierstructuur;

• Kwaliteitscontrole tijdens de uitvoering;

• Voorbereiding op verdere archiefbewerking.

Hiermee wordt voorkomen dat archief schonen afhankelijk wordt van individuele interpretatie tijdens de uitvoering.

Wat levert een opgeschoond archief op?

Een opgeschoond archief bevat minder materiaal dat geen functie heeft binnen de dossiers. Daardoor wordt de aanwezige informatie overzichtelijker en wordt beter zichtbaar hoe dossiers zijn opgebouwd.

Dat kan de vindbaarheid verbeteren en maakt verdere werkzaamheden beter uitvoerbaar. Denk aan digitalisering, verhuizing, inventarisatie of structureel archiefbeheer.

Het grootste voordeel is dat de organisatie beter weet wat zich daadwerkelijk in de dossiers bevindt en waarom die informatie daar staat.