Bouwvergunningen Krimpenerwaard optimaal toegankelijk

Sinds 1943 namen drie van de voormalige gemeenten van de gemeente Krimpenerwaard deel aan de gemeenschappelijke regeling Technisch Bureau Krimpenerwaard (TBK). Het TBK bediende 75 jaar lang de gemeenten met de afdeling Bouw- en Woningtoezicht. Vergunningen werden door de gemeenten afgegeven maar advies- en toezichtstaken werden bij het TBK uitgevoerd. Zo ontstond bij iedere gemeente een archief met de vergunningstukken en bij het TBK een archief van de drie gemeenten samen met daarin afschriften van de vergunningstukken aangevuld met (technische) tekeningen, berekeningen en vaak vele andere documenten die bij de bouw van een object ter goedkeuring aan het TBK werden aangeboden. Vaak ook in veelvoud. Per 1 januari 2018 werden de taken bouw en toezicht terug bij de gemeente Krimpenerwaard gelegd en kreeg zij ook 350 strekkende meter niet of nauwelijks bewerkt archief overgedragen.

De gemeente Krimpenerwaard wenste het archief van het TBK te integreren in de vergunning dossiers van de gemeente om daarmee 1 compleet archief te creëren waarna de dossiers overgebracht zouden worden naar het Streekarchief Midden-Holland te Gouda. Na een aanbesteding kreeg DOXsupport de opdracht om deze werkzaamheden uit te voeren. Een enorme logistieke operatie volgde. De drie voormalige gemeenten waren ook al een keer eerder heringedeeld en iedere gemeente had haar archieven weer op een eigen (andere) wijze geordend. Dit terwijl het TBK het archief al die jaren consequent had geordend per vergunning op woonkern en straatnaam. Voordat met de eigenlijke werkzaamheden kon worden gestart moest er per gemeente of kern steeds weer een nieuwe strategie worden bedacht om zo efficiënt mogelijk te kunnen werken. Veel sorteerwerk moest worden uitgevoerd en er werd veel gevraagd van de creativiteit van onze medewerkers. Daarbij konden we altijd rekenen op de steun van de projectleider(s) van de gemeente Krimpenerwaard.

Daarna kon het gemeentelijke dossier gecompleteerd worden met stukken uit het TBK dossier. Onze medewerkers hebben ieder dossier blaadje voor blaadje, tekening voor tekening doorgenomen. Dubbel lijkende tekeningen moesten gecontroleerd worden voordat deze vernietigd konden worden. Concepten, dubbelen, onbelangrijke documenten en kilo’s ijzerwerk en plastic werden verwijderd. Niet doorgegane aanvragen, verleende of ingetrokken vergunningen werden verwijderd. Ook andersoortige vergunningen die terecht waren gekomen in de series bouwvergunningen werden afgezonderd.

Al direct bij aanvang van de werkzaamheden constateerden de medewerkers van DOXsupport dat de inventarissen niet compleet waren, omschrijvingen niet juist of niet specifiek genoeg waren, of zelfs totaal ontbraken. In overleg met de gemeente en het Streekarchief Midden-Holland zijn onze medewerkers de inventarissen opnieuw gaan opstellen en dan conform het format van het Streekarchief. Met dit format kon het  Streekarchief de inventarissen eenvoudig integreren in hun systemen waardoor de archieven vanaf de website van Streekarchief direct toegankelijk zijn geworden. Onze medewerkers hebben er voor gezorgd dat de vindbaarheid van bouwvergunningen in de inventarissen sterk is verbeterd:

• incomplete adressen zijn gecorrigeerd en aangevuld met huisnummers
• oude adressen zijn afzonderlijk vermeld;
• kadastrale nummers zijn aangevuld;
• besluitdatums zijn aangevuld en/of verbeterd;
• er is vermeld of tekeningen en berekeningen aanwezig zijn;
• de omschrijvingen zijn veelal specifieker gemaakt;
• de schrijfwijze van straatnamen volgt de schrijfwijze in het BAG register en
• het aantal (zeer oude) inventarisnummers met ‘adres onbekend’ is tot een minimum teruggebracht

Door de coronabeperkingen heeft de bewerking wat langer geduurd dan vooraf voorzien, maar op donderdag 15 april 2021 konden wij na ruim 2 ½ jaar hard werken het bestand opleveren.

Een moment om bij stil te staan: de gemeente Krimpenerwaard heeft haar bouwvergunningen optimaal toegankelijk en compleet beschikbaar voor haar burgers en ieder ander die gebruik wil maken van de gegevens. De bestanden zijn overgebracht naar het Streekarchief waarvandaan de raadpleging nu centraal wordt verzorgd.

De gemeente, het streekarchief en DOXsupport zijn trots op het resultaat.           

v.l.n.r. Aris de Bruin (projectmedewerker DOXsupport), Jennifer Verkaik (DOXsupport)
en Richard van Dortmont (coördinator team DIV Krimpenerwaard)