Archiefverhuizing

Waarom een archiefverhuizing voorbereiding vraagt

Een fysiek archief bestaat vaak uit verschillende archiefdelen, dossiergroepen, jaargangen en kasten. Tijdens een verhuizing moeten deze onderdelen in dezelfde logische samenhang van de oude naar de nieuwe situatie worden gebracht.

Dat wordt complexer wanneer meerdere ruimtes tegelijk worden verhuisd of wanneer de indeling op de nieuwe locatie afwijkt van de bestaande situatie. Zonder goede voorbereiding ontstaat het risico dat dozen op de verkeerde plek terechtkomen, dossiergroepen door elkaar raken of na afloop niet duidelijk is waar informatie is gebleven.

Daarom wordt vóór de verhuizing vastgelegd:

• Welke archiefonderdelen worden verplaatst;

• Waar deze zich nu bevinden;

• Waar ze op de nieuwe locatie terechtkomen;

• Welke volgorde tijdens de verhuizing wordt aangehouden;

• Hoe kasten, planken, dozen en archiefdelen worden aangeduid;

• Wie verantwoordelijk is voor voorbereiding, transport en controle.

Een goede archiefverhuizing wordt dus niet tijdens het transport georganiseerd. De basis wordt vooraf gelegd.

1. Archief en locaties inventariseren

De voorbereiding begint bij de huidige situatie. Welke archiefdelen zijn aanwezig, in welke ruimtes staan ze en hoe zijn ze georganiseerd? Ook de nieuwe locatie wordt bekeken. Daarbij wordt bepaald hoeveel ruimte beschikbaar is en hoe het bestaande archief daar logisch kan worden geplaatst.

Zo ontstaat een koppeling tussen de oude en nieuwe situatie voordat de eerste archiefdoos wordt verplaatst.

2. Een verhuisplan opstellen

Het verhuisplan vormt de leidraad tijdens de archiefverhuizing. Daarin wordt vastgelegd welke onderdelen van het archief vanuit welke positie naar welke nieuwe positie moeten worden gebracht.

Het plan moet voldoende concreet zijn voor iedereen die bij de verhuizing betrokken is. Medewerkers van de organisatie, begeleiders en verhuizers moeten dezelfde indeling en nummering kunnen volgen. Een verhuisplan voorkomt dat de bestemming van archiefonderdelen afhankelijk wordt van mondelinge instructies tijdens de verhuisdag.

3. Archiefdelen nummeren en labelen

Nummering maakt de fysieke beweging controleerbaar. Kasten, stellingen, planken, dozen of archiefreeksen kunnen vooraf een duidelijke aanduiding krijgen die overeenkomt met het verhuisplan. Hierdoor is tijdens het transport zichtbaar waar een archiefdeel vandaan komt en waar het naartoe moet.

Een consequente nummering verkleint de kans dat archiefdelen tijdens een verhuizing hun plaats binnen de oorspronkelijke structuur verliezen.

De archiefverhuizing coördineren

Tijdens de daadwerkelijke verhuizing moet het verhuisplan correct worden uitgevoerd. Zeker bij grotere archieven is begeleiding op locatie daarom waardevol. DOXsupport kan de werkzaamheden afstemmen met de organisatie en de partij die de fysieke verhuizing uitvoert. Tijdens de verhuisdagen kan worden gecontroleerd of archiefonderdelen volgens de afgesproken volgorde worden verplaatst en op de juiste bestemming terechtkomen.

De fysieke verhuizing en het informatiebeheer blijven daarmee twee afzonderlijke verantwoordelijkheden die wel nauw op elkaar aansluiten.

5. Plaatsing en toegankelijkheid controleren

Een archiefverhuizing is niet afgerond zodra alle dozen binnen zijn. Na plaatsing moet worden gecontroleerd of archiefdelen daadwerkelijk staan waar ze volgens het verhuisplan horen te staan. Daarbij wordt gekeken naar nummering, volgorde en aansluiting op de gewenste nieuwe indeling.

Pas wanneer die controle is uitgevoerd, kan de organisatie erop vertrouwen dat het archief ook na de verhuizing toegankelijk en bruikbaar blijft.

Archief verhuizen bij een nieuwe locatie, verbouwing of reorganisatie

Een archiefverhuizing kan verschillende aanleidingen hebben. Een organisatie kan verhuizen naar een ander gebouw, een archiefruimte kan worden opgeheven of een verbouwing kan ervoor zorgen dat dossiers intern naar een andere locatie moeten. Ook een reorganisatie of samenvoeging van locaties kan aanleiding zijn om meerdere archieven opnieuw onder te brengen.

De bestemming verschilt, maar de centrale uitdaging blijft hetzelfde: de fysieke locatie verandert terwijl de logische structuur van het archief behouden moet blijven.

Daarom is het verstandig om de archiefverhuizing als een afzonderlijk projectonderdeel te behandelen en niet volledig op te laten gaan in de algemene kantoorverhuizing.

Een archiefverhuizing combineren met andere archiefwerkzaamheden

Een verhuizing kan aanleiding zijn om ook naar de staat van het archief te kijken. Sommige organisaties kiezen ervoor om vóór de verhuizing onderdelen van het archief te laten schonen, vernietigen of digitaliseren.

Deze werkzaamheden hebben ieder hun eigen aanpak en afwegingen. DOXsupport kan daarom bepalen welke werkzaamheden onderdeel zijn van de verhuizing en welke beter als afzonderlijk archiefproject worden uitgevoerd.

Voor ondersteuning bij het structureel beheren van uw archief kunt u terecht bij archiefbeheer. Wilt u fysieke stukken digitaal beschikbaar maken, bekijk dan archief digitaliseren. Voor gecontroleerde vernietiging is er de pagina archief vernietigen.

Wie doet wat tijdens een archiefverhuizing?

Bij een archiefverhuizing zijn vaak meerdere partijen betrokken. De organisatie zelf kent het archief en bepaalt de gewenste situatie. Een verhuisbedrijf verzorgt doorgaans het fysieke transport. DOXsupport kan de informatiekundige voorbereiding en begeleiding verzorgen. Die rolverdeling voorkomt dat een verhuisbedrijf zelf moet bepalen hoe een archief inhoudelijk moet worden geplaatst.

DOXsupport kan onder andere ondersteunen bij:

• Inventariseren van de huidige en nieuwe situatie;

• Opstellen van het verhuisplan;

• Uitwerken van nummering en plaatsingsvolgorde;

• Controleren van de geplande verhuisbewegingen;

• Afstemmen met het verhuisbedrijf;

• Begeleiden van de verhuizing op locatie;

• Controleren van de plaatsing na de verhuizing.

Hierdoor blijft gedurende het traject duidelijk wie verantwoordelijk is voor de fysieke verplaatsing en wie bewaakt dat het archief toegankelijk blijft.