Archiefbewerking

Archiefbewerking door DOXsupport

Archieven moeten logisch zijn ingedeeld. Documenten moeten snel vindbaar zijn en duidelijk zijn beschreven. Is dat niet (meer) het geval? Dan is het tijd voor een grondige archiefbewerking. Vaak komt dit sneller aan het licht bij archieven die gebruikt worden tijdens de dagelijkse bedrijfsvoering dan bij archieven die nauwelijks meer worden gebruikt, maar in het laatste geval kan bijvoorbeeld een verhuizing of reorganisatie ervoor zorgen dat archiefbewerking ineens een prioriteit wordt. Bovendien moeten archieven na 20 jaar worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats. In de nabije toekomst wordt deze periode naar alle waarschijnlijkheid teruggebracht naar 10 jaar. Dit kan alleen gebeuren nadat de juiste bewerking is uitgevoerd en de dossiers op een juiste wijze in een inventaris zijn opgenomen.

Uw partner in archiefbewerking

Wilt u meer weten over archiefbewerking en wat wij voor u kunnen betekenen?

Neem contact op

Een efficiënte en werkbare archiefomgeving

DOXsupport kent de wet- en regelgeving omtrent het archiveren van documenten. Wij hebben bovendien veel ervaring met documentbeheer bij overheidsinstellingen, non-profit organisaties en grote bedrijven. Wat is de bewaartermijn van documenten? Hoe gaan we om met versiebeheer? Hoe kunnen wij het beste digitaal archiveren? Welke structuur is het meest werkbaar? DOXsupport heeft op al deze vragen een antwoord. U kunt onder andere bij ons terecht voor:

Het schonen en herstructureren van bestaande archieven;
Het vervaardigen van een archiefinventaris;
Het omzetten van analoge in digitale archieven;
Het opzetten van nieuwe archiefsystemen
Andere denkbare vormen van archiefbewerking.

Ons doel is altijd om een efficiënte en werkbare archiefomgeving te bewerkstelligen. Wij geven u graag advies over de mogelijkheden. Neem contact met ons op voor meer informatie.

Archief digitaliseren

De transitie van analoog naar digitaal werken brengt grote en arbeidsintensieve veranderingen met zich mee. Een werkbaar digitaal archief wordt doorgaans niet binnen een paar uur gerealiseerd, maar als het eenmaal staat heeft de organisatie er op de lange termijn veel profijt van. Het digitaliseren en structureren van archieven is één van de kwaliteiten van DOXsupport.

Meer weten over archiefbewerking?

Archieven moeten logisch zijn ingedeeld. Documenten moeten snel vindbaar zijn en duidelijk zijn beschreven. Is dat niet (meer) het geval? DOXsupport adviseert u graag. Neem contact met ons op voor meer informatie over de mogelijkheden.

info@doxsupport.nl

0591 51 27 86

Neem contact op

Veelgestelde vragen over archiefbewerking

Heeft u vragen over archiefbewerking? Hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen. Staat uw vraag er niet tussen? Neem gerust contact met ons op, we denken graag met u mee.

Wat is archiefbewerking?

Archiefbewerking omvat werkzaamheden zoals het schonen, herstructureren, ordenen en beschrijven van archieven. Dit geldt voor papieren en digitale archieven of een combinatie van beide. Het doel is om informatie vindbaar, bruikbaar en overdraagbaar te maken. Archiefbewerking is essentieel als archieven niet meer logisch zijn ingedeeld of wanneer ze moeten worden overgedragen aan een archiefbewaarplaats.

Waarom is goede archiefbewerking belangrijk?

Een goed bewerkt archief zorgt ervoor dat informatie snel en betrouwbaar terug te vinden is. Dat is belangrijk voor verantwoording, transparantie en het voldoen aan wetgeving zoals de Archiefwet. Zonder bewerking kunnen archieven onoverzichtelijk, incompleet of moeilijk toegankelijk zijn. Dit kan risico’s opleveren, zoals verlies van informatie of problemen bij audits of informatieverzoeken. Bovendien mogen archieven pas worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats als ze juist zijn geordend, geschoond en beschreven.

Hoe ondersteunt DOXsupport organisaties bij archiefbewerking?

DOXsupport ondersteunt organisaties van begin tot eind bij archiefbewerking. We starten met het beoordelen van het archief: wat is de staat, wat is nodig en waar liggen knelpunten? Vervolgens gaan we aan de slag met het schonen, ordenen en beschrijven van de documenten. We zorgen voor structuur, duidelijkheid en toegankelijkheid. Of het nu gaat om het opstellen van een archiefinventaris, het digitaliseren van papieren archieven of het opzetten van een nieuwe archiefstructuur: wij zorgen dat alles klopt. Het resultaat is een archief dat overzichtelijk, werkbaar én toekomstbestendig is.

Wat zijn de voordelen van archiefbewerking uitbesteden aan DOXsupport?

Door archiefbewerking uit te besteden aan DOXsupport bent u verzekerd van vakmanschap en kwaliteit. Onze specialisten hebben ruime ervaring met uiteenlopende archieven en zijn bekend met de laatste richtlijnen en wettelijke eisen. Wij nemen het werk volledig uit handen en stemmen onze aanpak af op uw organisatie. Zo weet u zeker dat uw archief niet alleen op orde is, maar ook goed bruikbaar blijft voor nu en later.

Voor welke organisaties verzorgt DOXsupport archiefbewerking?

DOXsupport werkt voor een breed scala aan overheden en non-profitorganisaties. Wij ondersteunen onder andere gemeenten, provincies, waterschappen, regionale archiefdiensten, onderwijsinstellingen en maatschappelijke organisaties. Onze medewerkers zijn actief door het hele land, waardoor we altijd dichtbij zijn. Op onze referentiepagina vindt u een overzicht van organisaties waarvoor wij eerder met succes archiefbewerkingen hebben uitgevoerd.

Bekijk meer veelgestelde vragen