Bewerken diverse archieven te Assen

Er werd een jaar de tijd genomen om 139 strekkende meter archiefbescheiden te bewerken. Zoals dat vaker gaat bij de bewerking van archieven, werden ook in Assen 'parels' van archiefbescheiden aangetroffen.

De gemeente Assen besloot in 2018 tot het bewerken en overdragen van in totaal 139 strekkende meter archiefbescheiden. Het betrof hier archiefbescheiden van in totaal 43 verschillende organisaties. Dit waren archieven van gemeentelijke diensten, maar ook van gemeenschappelijke regelingen waarvan Assen het secretariaat voerde en van diverse overgedragen particuliere archieven. Het grootste archief omvatte ruim 35 meter, het kleinste archief één archiefdoos.


Het verloop van het project

In het najaar van 2018 krijgt DOXsupport opdracht tot bewerking van deze archieven. Doelstelling was het vervaardigen van klassieke beschrijvende inventarissen dan wel vervaardigen van plaatsingslijsten van de kleinere archieven tot 40 inventarisnummers. De inventarissen dienden op een zodanige wijze worden ingericht, dat overbrenging naar de archiefbewaarplaats van het Drents Archief kon plaatsvinden. Hierbij diende niet alleen rekening gehouden te worden met de diverse vernietigingsvoorschriften, maar moest ook aansluiting gevonden worden bij de werkwijze van het Drents Archief.

Voor de uitvoering van het project werd een projectgroep van drie personen gevormd. Daarnaast werd een planning en een werkverdeling gemaakt en werd uitgebreid aandacht besteed aan de randvoorwaarden voor wat het kwaliteitsniveau betreft. Het gehele project had een doorlooptijd van één jaar.

In januari 2019 werd gestart met de bewerking. Na afronding van de bewerking van ieder archief, werd een afschrift van de conceptinventaris naar de begeleidend archivaris van het Drents Archief gestuurd. Na goedkeuring van de inventaris kon de definitieve opmaak en vernummering plaats vinden.

De 'parels' in de archieven

Tijdens de bewerking werden bijzondere “parels” aan archiefbescheiden aangetroffen. Zo werd een archief bewerkt over de Duits-Nederlandse Cultuurdagen uit 1972 en een archief van de Activiteiten Stichting Assen (ASA), die tot doel had om Assen “op de kaart” te zetten. Verder troffen we een archief aan van de Asser Vrouwen Raad, die zich bezig hield met het versterken van de positie van de vrouw in de samenleving, een archief van een Christelijke ULO school en een archief van een 27 MC-vereniging. In de jaren ’80 waren 27 MC-zenders helemaal hot en konden deelnemers door middel van de “bakkies” met elkaar communiceren.

In januari 2020 werd de opdracht binnen de gestelde tijd afgerond. Na de bewerking had het totale bestand een omvang van ruim 50 meter. Samen met medewerkers van de gemeente Assen en het Drents Archief is het project afgesloten met een rondleiding in het museum van de Stoottroepen in Assen en een afsluitende informele bijeenkomst.