Waarom papier nog steeds onmisbaar is

Werkomgevingen digitaliseren steeds meer. Maar kunnen we al spreken van een papierloos kantoor?

Papier, hoe vaak gebruiken we het nog?

In 1975 werd er in een artikel een voorspelling gedaan over de toekomst van kantoor. Er werd beschreven dat een kantoor er in 1995 heel anders uit zou zien. Zo zou de typmachine zou plaats maken voor een scherm met een toetsenbord. Ook zou het kantoor van de toekomst volledig papierloos zijn. Ondertussen is het 44 jaar later en staan alle kantoren inderdaad vol met computerschermen. Maar een papiervrij kantoor, dat is zeker niet aan de orde. En dat is ook helemaal niet nodig! Benieuwd waarom papier onmisbaar is? Wij leggen het u uit.

Papier werkt beter voor het geheugen

Aantekeningen kan men tegenwoordig maken op verschillende digitale schermen: smartphones, tablets en computers beschikken allen over een notitiemogelijkheid. Toch verkiezen veel mensen aantekeningen op een ouderwets papiertje boven digitale notities. Wanneer aantekeningen met de hand geschreven worden, kunnen de hersenen de informatie beter verwerken en wordt het beter onthouden.

Papier werkt het snelst

In een meeting werkt het vaak het snelst om informatie te delen via een printje. Wordt het digitaal getoond, dan moet er apparatuur aangesloten worden, dient de computer eerst opgestart te worden en moet u daarna de juiste documenten nog zoeken. Geen probleem als u de tijd heeft om alles goed voor te bereiden. Wanneer er even snel iets tussendoor besproken moet worden, dan is het toch echt het makkelijkst en het snelst om papier en pen erbij te pakken.

Papier is ‘groen’

‘Papier is slecht voor het milieu’, een veelgehoorde uitspraak. Dit is eenvoudig te weerleggen: de bomen waar papier van gemaakt wordt, worden duurzaam beheerd. Daarnaast is papier goed te recyclen. 94% van al het papier en karton in omloop wordt ingezameld en gerecycled. Het ontwikkelen van papier kost natuurlijk wel energie: maar veel minder dan de hoeveelheid die elektronische apparaten verbruiken. Wanneer papier eenmaal ontwikkeld is, dan kost het geen energie. Je hoeft papier immers niet op te laden.

De papierloze wereld: komt deze er ooit?

Tot op heden is er geen sprake van een volledig papierloze wereld. Elektronische apparaten kunnen veel taken overnemen van papier, maar de technologie biedt ons nog niet dezelfde mate van flexibiliteit. Of er ooit een papierloze wereld gaat komen hangt volledig af van de veranderingen in de hedendaagse techniek.

Papieren informatiebeheer

Een aantekening of document of de computer kun je eenvoudig beheren: je maakt een mapje aan op de schijf en slaat het bestand hierin op. Op deze manier kun je jouw bestand openen wanneer nodig en is deze makkelijk vindbaar. Papieren documenten en archieven zijn moeilijker beheerbaar. Een grote stapel papier is niet altijd overzichtelijk. Hulp nodig bij het beheren van uw papieren informatiedragers? DOXsupport is al vele jaren een toonaangevend bureau voor het inrichten en beheren van fysieke archieven. Neem voor meer informatie contact met ons op.