Uw digitale mappenstructuur op orde

Een opgeruimde mappenstructuur zorgt voor een opgeruimde (digitale) werkplek én daarbij ook een opgeruimd hoofd. Meer overzicht, zodat je meer kunt verwerken in een korter tijdsbestek en dus meer tijd hebt voor andere belangrijke zaken. Klinkt goed toch? Hieronder een aantal tips om de mappenstructuur op orde te brengen.

Opschonen

Werp als eerste een blik op de structuur zoals deze er nu uit ziet. Kijk alle mappen en documenten na, zelfs die je niet meer gebruikt. Vraag jezelf af of deze mappen en documenten nog wel relevant en betrouwbaar zijn. Zo niet, gooi deze direct weg. Houd er daarbij uiteraard wel rekening mee of deze documenten wellicht wettelijk nog bewaard dienen te blijven. Bij twijfel leg je deze nog even aan de kant. Kijk hier later nog eens naar. Je zult zien dat u dan met een andere gedachte naar deze mappen kijkt.

Breng structuur aan

Wanneer de irrelevante mappen en documenten verwijderd zijn heb je alleen nog de belangrijkste mappen en documenten in een overzicht staan. Om hier een goede structuur in aan te brengen is het van belang om mappen te creëren met logische en duidelijke (sub)namen.

Maak categorieën of onderwerpen aan die gemakkelijk door een ieder te begrijpen zijn en daardoor ook logisch terug te vinden zijn. De belangrijkste map is uiteraard de hoofdmap – het onderwerp – en daaronder bevinden zich de submappen. Een voorbeeld van een hoofdmap met drie submappen kan zijn: Klanten (hoofdmap) – Administratie (submap) – Mailverkeer (submap) – Social Media (submap).

Concretiseren is erg belangrijk, zodat er een duidelijk overzicht is en alle mappen en submappen gemakkelijk te vinden zijn.

Verdeel de informatie over de hoofdmappen

Alle informatie en documenten moeten na het aanbrengen van de structuur ondergebracht kunnen worden in de verschillende hoofdmappen. Kijk ook hier nog eens naar de relevantie. Wellicht kunnen er toch nog een aantal documenten verwijderd of herschreven worden.

Continue controle op de mappenstructuur

Loop alle hoofdmappen, submappen en documenten nogmaals na. Doe dit bijvoorbeeld de dag nadat je de mappenstructuur hebt veranderd.  Zo heb je een frisse blik op de mappen. Laat de structuur ook aan één of meerdere collega’s zien. Vinden zij de structuur overzichtelijk? Zo niet, pas deze dan nogmaals aan en voer eens in de zoveel tijd een controle uit zodat de structuur op orde blijft.

Hulp nodig bij het digitaliseren van uw mappenstructuur?

DoxSupport helpt u graag bij digitaliseren en structureren van uw archieven. Neem gerust contact met ons op voor meer informatie. Telefonisch kunt u ons bereiken op 0591 51 27 86. U kunt ook contact opnemen via ons contactformulier of via de mail info@doxsupport.nl.