Quick Scan documentenstroom

Informatiebeheer is een specialistische taak. Door digitalisering is informatie in principe gemakkelijker te vinden, maar daarnaast zorgt de transitie van een papieren documentenstroom naar digitaal ook voor veel extra werk. Een Quick Scan laat zien hoe een organisatie ervoor staat en in welke mate er nog verbeteracties kunnen worden uitgevoerd.

Krijg inzicht met een Quick Scan

Veel organisaties vinden het lastig om hun informatiebeheer in goede banen te leiden. En dat is niet heel gek. Het is een complex traject dat continue aandacht nodig heeft. Het is goed om een specialist op het gebied van informatiebeheer om hulp te vragen. Een persoon die buiten de organisatie staat ziet het in een ander perspectief, waardoor er in uw organisatie nieuwe inzichten kunnen ontstaan. Het is belangrijk om als organisatie niet zonder meer veranderingen of verbeteringen door proberen te voeren, maar eerst alle knelpunten goed in kaart te brengen en daarna op basis van een plan van aanpak gestructureerd te werk te gaan.

Wanneer doet u een Quick Scan?

Het beheren en structureren van de documentenstroom vindt plaats in allerlei kleine en grote, soms complexe organisaties. Hoe klein of groot de organisatie ook is, het is belangrijk om de documentenstroom zo efficiënt en effectief mogelijk in te richten. Wij geven u een aantal voorbeelden wanneer een Quick Scan handig kan zijn:

• het is niet duidelijk of de werkzaamheden doelmatig uitgevoerd worden;
• het is niet duidelijk of het kennisniveau en de kwaliteit van medewerkers voldoende is en of die op een juiste wijze wordt ingezet;
• er is twijfel over de efficiency van de gebruikte methoden;
• het is niet helder of de formatie in overeenstemming is met het werkaanbod of
• er is onduidelijkheid over het inrichten van de documentenstroom etc.

DOXsupport geeft inzicht in de documentenstroom van uw organisatie

Herkent u zich in een of meerdere punten? Dan is het een goede zet om een Quick Scan te laten doen binnen uw organisatie. Hiermee worden sterkten en zwaktes inzichtelijk gemaakt en geven wij u adviezen hoe u verbeteringen op een gestructureerde manier door kunt voeren.  Vanzelfsprekend kunnen wij u daar ook bij begeleiden.

De specialisten van DOXsupport weten als geen ander hoe belangrijk een Quick Scan kan zijn om informatiestromen op orde te krijgen. Dit bespaart u uiteindelijk veel tijd, en dus kosten, en uw medewerkers zullen hiervan kunnen profiteren. Voorafgaand aan een Quick Scan worden de onderzoeksdoelen in samenwerking met de organisatie geformuleerd. Tijdens de Quick Scan zorgen onze specialisten ervoor dat alle knelpunten in kaart worden gebracht, en de resultaten hiervan worden vastgelegd in een duidelijk rapport. Zijn er, aan de hand van het rapport, verbeteringen nodig? Dan worden er plannen op gemaakt om het proces in gang te zetten.

Wilt u meer weten over het uitvoeren van een Quick Scan bij uw organisatie? DOXsupport beantwoordt graag al uw vragen. Neem gerust contact met ons op via 0591 512786 of vul het contactformulier op onze website in.