E-mail valt onder de werking van de Archiefwet. Het is van belang dat medewerkers en bestuurders op de hoogte zijn van de regels en wetgeving over e-mailarchivering.
Steeds vaker wordt in het nieuws gesproken over e-mail archivering en het ten onrechte wissen van e-mailboxen. In het nieuws gaat het vaak over mailboxen van bestuurders, maar de overheid is wettelijk verplicht om alle e-mails te bewaren die van belang kunnen zijn voor de reconstructie van een zaak. Er moet verantwoording kunnen worden afgelegd over het gevoerde beleid of over gedane toezeggingen. Wanneer er informatie mist, kan dit voor problemen zorgen.
Het is van belang dat medewerkers en bestuurders op de hoogte zijn van de regels en wetgeving over e-mailarchivering. E-mail valt gewoon onder de werking van de Archiefwet. Maar ondanks dat wordt vaak niet alle van belang zijnde mailverkeer op een juiste wijze gearchiveerd. Wanneer bestuurders of medewerkers uit dienst gaan, wordt hen gevraagd om mail die van belang is alsnog op te (laten) nemen in het DMS of zaaksysteem. Dit gebeurt veelal op basis van goed vertrouwen.
Kort na uitdiensttreding wordt dan vaak de mailbox geheel gewist. De reden voor het wissen van de mailboxen is enerzijds onwetendheid en de veronderstelling dat er zich geen archiefwaardige documenten in mailboxen bevinden. Anderzijds wordt een kostenafweging gemaakt voor het archiveren en het beheren van die oude mailboxen. Overigens hoeft de mailbox op zich niet bewaard te blijven. Het opslaan van de data uit de mailbox kan een eenvoudige en goedkope oplossing zijn om de gegevens voor een bepaalde tijd veilig te stellen. Wel moet hier beheer op worden uitgevoerd, zo zullen de gegevens na verloop van tijd toch vernietigd moeten worden. Het opslaan van de gegevens na uitdiensttreding van medewerkers ontslaat de organisatie overigens niet van de plicht om archiefwaardige mails op te slaan bij de zaak waartoe ze behoren.