Informatie digitaliseren

Het klantgedrag verandert en digitalisering wordt vandaag de dag steeds belangrijker. De ontwikkelingen richting een paperless office zijn onvermijdelijk wanneer je in deze veranderende wereld bij wilt blijven om de concurrentiepositie te behouden en te verstevigen. Door zowel analoog als digitaal te werken nemen de kosten toe en wordt het zoeken naar de juiste documenten bemoeilijkt. Digitalisering van alle beschikbare informatie, uiteraard binnen de wettelijke kaders, is hiervoor een goede oplossing.

Voordelen digitaliseren informatiebeheer

• informatie is 24/24 overal beschikbaar en gelijktijdig te raadplegen
• snellere afhandeling van klantvragen mogelijk
• snelle en adequate beleidsvorming mogelijk
• direct inzicht in de data
• informatie uitwisselen wordt gemakkelijker
• informatie wordt toegankelijker
• minder werk- en opslagruimte nodig
• beter voor het milieu
• kosten voor opslag zijn vele malen lager
  
  

Transitioneren naar digitaal informatiebeheer

Voordat de transitie plaats vindt van papier naar digitaal werken is het belangrijk om een goede voorbereiding te treffen. Denk hierbij aan het beschrijven van informatiestromen, papieren archieven in kaart brengen, betrokkenen meenemen in het proces, (her)inrichten werkprocessen, begeleiding van personeel bij de omslag naar digitaal informatiebeheer, wie krijgt er toegang (beveiliging), welke software gaat ingezet worden, wie is het aanspreekpunt voor vragen of problemen etc. Wanneer dit helder in kaart is gebracht kan de omslag naar digitaal informatiebeheer worden gemaakt. Houd er wel rekening mee dat dit een grote verandering is en hiermee veel tijd gemoeid is. Een cultuuromslag is vaak nodig om een dergelijk project te laten slagen.

Monitor de verandering continu en wees alert op signalen uit de organisatie tijdens het gehele proces, zodat knelpunten vroegtijdig verholpen kunnen worden. Blijf altijd positief kritisch, hierdoor zal de transitie naar digitaal informatiebeheer succesvoller verlopen.

Training informatiebeheer DoxSupport

Om uw medewerkers in goede banen te leiden en hen goede informatie over informatiebeheer te verschaffen deelt DoxSupport graag haar kennis met u via een training Informatiebeheer. Met de training beogen wij uw medewerkers over de juiste kennis en vaardigheden mee te geven, zodat de werkzaamheden in de toekomst op een goede wijze uitgevoerd worden. Hier vindt u een video impressie van trainingen die DoxSupport aanbiedt.

Heeft u vragen over informatiebeheer digitaliseren?

Wilt u uw informatiebeheer digitaliseren en heeft u hier nog vragen over? DoxSupport is gespecialiseerd op het gebied van digitaal informatiebeheer en geeft u graag advies of ondersteuning. Neem contact met ons op via het contactformulier op de website, mail ons naar info@doxsupport.nl of bel naar 0591 51 27 86. Wij helpen u graag!