Digitaal informatiebeheer

Papieren archieven, bakken vol met poststukken, papieren agenda’s, het verdwijnt zo langzamerhand allemaal uit onze kantooromgeving. Er wordt steeds meer digitaal gewerkt. Goed voor het milieu, maar de omslag van papier naar digitaal is voor veel organisaties niet snel en gemakkelijk gemaakt. Er komt veel bij kijken om alle belangrijke stukken te digitaliseren en om digitale werkprocessen in gang te zetten. Wat moet er allemaal gebeuren? DOXsupport heeft er dagelijks mee te maken en legt het u graag uit.

Het inventariseren van de informatiestromen

Voordat u lukraak een project in gang zet en het digitaal werken introduceert, kunt u beter eerst een inschatting maken van de omvang van het project. Welke informatiestromen zijn er? Welke belangrijke papieren archieven zijn er? Welke mensen zijn er allemaal bij het project betrokken en hoe wilt u de digitale werkprocessen gaan inrichten? En wie gaat het uitvoerend personeel begeleiden om de omslag in werkwijze zo soepel mogelijk te laten verlopen? Op al deze vragen moet u het antwoord niet alleen bedenken, maar ook vastleggen in een goed uitgewerkt projectplan of beleidsplan met bijbehorende planning.

Het voorbereidende werk

Als het beleidsplan klaar is, moet er meestal veel voorbereidend werk gebeuren voordat het daadwerkelijke digitaal werken van start kan gaan. Met welke hard- en software wordt gewerkt? Welke pakketten zijn het meest toereikend voor uw organisatie? Kunnen belangrijke documenten vast gescand en opgeslagen worden, zodat archieven kunnen worden leeggeruimd? Wie krijgt toegang tot welke delen van het systeem en hoe wordt dat geregeld? Het is handig om voor dit traject een projectteam samen te stellen, waarmee u regelmatig samenkomt. Betrek mensen uit verschillende disciplines en probeer op die manier mensen mee te krijgen. Niet iedereen houdt immers van veranderingen, dus hoe eerder u mensen bij uw project betrekt, hoe beter.

De transitie naar digitaal informatiebeheer

De uiteindelijke omslag naar digitaal informatiebeheer wordt, hoe goed de voorbereidingen ook zijn gegaan, meestal nog wel een hectische tijd. Uw medewerkers moeten immers ook wennen aan nieuwe systemen en werkprocessen en soms moeten de nodige ‘kinderziektes’ worden verholpen. In deze fase is het belangrijk dat er aanspreekpunten zijn voor als er vragen of problemen zijn. Mensen die direct beschikbaar zijn om even bij te springen, bij te sturen en eventuele verbeterpunten meteen te noteren.

Continu verbeteren

In de beginfase worden sneller fouten gemaakt en voor u het weet sluipen er toch weer papieren stukken tussendoor of worden de regels met betrekking tot het digitale informatiebeheer niet helemaal nageleefd. Wees hier kritisch op. Blijf controleren of de systemen naar behoren werken en of werkprocessen soepel verlopen en voor iedereen duidelijk zijn. U wilt voorkomen dat u na een jaar een volledig overhoop gehaalde mappenstructuur moet herstellen of alsnog een goed rechtensysteem moet laten implementeren.

Hulp nodig bij digitaal informatiebeheer?

Vertrouw dan op het deskundige team van DOXsupport en laat ons u helpen om alles soepel te laten verlopen. Projecten zoals hier uitgelegd zijn ons dagelijks werk en wij hebben er enorm veel ervaring mee. Neem contact met ons op voor meer informatie of voor een vrijblijvende afspraak.