Ondersteuning bij implementatie zaaksysteem

Een goed zaaksysteem maakt het mogelijk om efficiënt en klantgericht te werken. Maar een goed zaaksysteem is niet binnen korte tijd volledig operationeel. Er moet veel gebeuren. DOXsupport ging voor een ZBO aan de slag.  

Veel gemeenten en organisaties hebben tegenwoordig een zaaksysteem. De aanschaf van het systeem gaat via aanbestedingsprocedure, waarna het 'best geschikte' zaaksysteem gekozen wordt. Na de aanbesteding komt de belangrijkste fase: de implementatie.

De voordelen van een zaaksysteem

Een zaaksysteem zorgt voor een overzichtelijke, structurele en transparante manier van samenwerken en heeft een groot aantal voordelen. De werkorganisatie functioneert een stuk soepeler als er een uniforme werkwijze gehanteerd wordt en samenwerken aan één zaak voor elke betrokken medewerker (maar ook voor de klant) volledig overzichtelijk is. Een zaaksysteem zorgt voor: 

  • centrale informatievoorziening; 
  • een integraal klantbeeld; 
  • goede archievering en dossiervorming; 
  • betere dienstverlening; 
  • AVG-compliancy.  

De implementatie van een zaaksysteem

Een van onze medewerkers heeft onlangs een ZBO bij deze fase ondersteund. Er was er een werkgroep met gebruikers waar wensen en behoeften voor het systeem in kaart werden gebracht. Deze zijn meegenomen in de overleggen met de leverancier van het zaaksysteem. Tijdens de periode van de implementatie moesten er functionele aanpassingen gedaan worden aan het zaaksysteem, maar hebben wij ook instructies en presentaties gegeven aan de medewerkers. Er moesten koppelingen gelegd worden met andere applicaties en ook een handleiding geschreven worden. Kortom, het hele traject werd van a tot z door DOXsupport begeleid. 

Ondersteuning bij de keuze voor- en implementatie van een zaaksysteem

Medewerkers van DOXsupport helpen u graag bij de keuze voor- en implementatie van een zaaksysteem. Wij zorgen voor een gedegen voorbereiding en zorgen er samen met u voor dat de livegang van het zaaksysteem soepel verloopt.

Bent u benieuwd wat DOXsupport voor uw organisatie kan betekenen? Neem dan contact met ons op via het contactformulier of bel naar 0591 51 27 86.