Bewaartermijn documenten en archief

Bij documentbeheer komen diverse eisen om de hoek kijken als het gaat om het bewaren van de documenten. Organisaties hebben bewaarplicht en het nastreven van deze regels is van uiterst belang om juridische gevolgen tegen te gaan. Welke wettelijke eisen zijn er als het gaat om archieven? Lees hieronder meer over de bewaartermijn van documenten.

Bewaarplicht en bewaartermijn documenten

Het structureren van documenten en het op de juiste manier bewaren hiervan is een tijdrovende klus. Organisaties die nog met papieren archieven werken hebben veel opslag nodig en het organiseren en structureren van deze documenten is niet binnen no-time gedaan. En dan is het nog maar de vraag of alle documenten aanwezig zijn en aan de bewaartermijn gehouden kan worden. Lees alle regels omtrent de bewaarplicht aandachtig door zodat u goed voor ogen heeft wat belangrijk is.

Wettelijke eisen bedrijfsarchieven

Documenten moeten volgens de bewaarplicht meerdere jaren bewaard worden. Hoe lang dit is, hangt af van specifieke wetgeving. Het is zaak om de documenten zo zorgvuldig mogelijk te bewaren in een bedrijfsarchief. Hieronder belangrijke documenten en de bewaartijd die hiermee gemoeid is:

• Belastingaangifte documenten:
  Documenten omtrent de belastingaangifte dienen 7 jaar bewaard te worden. Voornamelijk omdat je gecontroleerd kan worden op inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting en btw. Bewijsstukken zoals loonadministratie, boekhouding, facturen, bonnen en documenten van de bank vallen hier ook onder.
• Documenten onroerende zaken:
  Onroerende zaak documenten moeten 10 jaar bewaard worden. Door de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken (zoals bedrijfspanden), is het belangrijk om de gegevens van onroerende zaken langer te bewaren dan de basisgegevens.
• Notariële akten:
  Akten dienen levenslang bewaard te worden.

Diverse regels digitale archieven

Een bedrijfsarchief is een grote kostenpost door de hoeveelheid documenten die u dient te bewaren voor meerdere jaren. Digitale archieven kunnen hierbij een echte uitkomst zijn. Hierbij is het wel van belang dat de digitale documenten gelijk zijn aan de papieren documenten. Hiermee weet u zeker dat de documenten op dezelfde plek bewaard worden en kunt u een goede structuur hieraan geven. Lees hier meer over het digitaliseren van documenten.

DOXsupport: uw documentenadviseur

Meer weten over documenten en archieven? DOXsupport beantwoordt graag al uw vragen. Als specialist op het gebied van documenten- en archiefbeheer kunnen wij uw organisatie ontzorgen op alle vlakken van documentbeheer- en informatiebeheer. Neem gerust contact op, wij helpen u graag.