Beleidsplan informatiebeheer

Veel grote organisaties, zoals bijvoorbeeld overheden, worstelen met de omslag van papieren informatiebeheer naar digitaal informatiebeheer. Traditionele werkprocessen veranderen en er is veel nieuwe kennis nodig om de omslag op efficiënte wijze vorm te geven. Deze omslag heeft namelijk invloed op alle processen binnen de werkorganisatie en moet daarom goed worden voorbereid. Het veranderen van werkprocessen vraagt al inspanning genoeg, het moet dus vaststaan dat de gekozen werkwijze en de implementatie ervan inderdaad de berste oplossing is voor de organisatie. Stel daarom een goed beleidsplan op voordat u wijzigingen doorvoert en denk goed na over de gewenste resultaten.

Wat valt onder informatiebeheer?

Informatiebeheer is een breed begrip. Eigenlijk houdt het verband met alle informatiestromen binnen een organisatie, maar ook met externe belanghebbenden. Informatie over bijvoorbeeld erfgoedcollecties, bouwtekeningen en -dossiers, ontwerpen, opnames en online promotiemateriaal vallen onder informatiebeheer. Maar ook archieven, databases, berichten op social mediakanalen en datum- en locatie-informatie zijn gegevens die onder het informatiebeheer vallen. Wilt u informatiebeheer steeds meer digitaliseren? Breng dan goed in kaart welke informatiestromen er zijn, welke documentatie u bewaart en op welke manier een digitaal werkproces een verbetering betekent voor uw informatiebeheer.

Waarom is een beleidsplan voor informatiebeheer belangrijk?

Door toenemende hoeveelheid informatie die zich binnen de gemiddelde organisatie bevindt, is het extra belangrijk geworden dat het duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is. De personen die verantwoordelijkheid dragen op het gebied van informatiebeheer moeten worden betrokken in het digitaliseringsproces. Op die manier krijgt u een goed beeld van de ideale situatie op het gebied van informatiebeheer.
Goed informatiebeheer helpt werkprocessen te verbeteren en de ICT van een organisatie optimaal, effectief en efficiënt in te richten en te beheren. Veel informatie wordt voor korte of langere tijd opgeslagen en in het beleidsplan informatiebeheer legt u onder andere vast welke periodes hiervoor gelden en hoe u bijvoorbeeld omgaat met privacygevoelige informatie. Ook stelt u vast wie voor welke informatiestromen verantwoordelijk is en welke richtlijnen, protocollen en werkinstructies er gelden.

Wat zet u uiteen in het beleidsplan informatiebeheer?

Hoe zet u een goed beleidsplan op voor het informatiebeheer? Of het nu gaat om een geheel nieuw beleid, een aan te passen beleid of de transitie van analoog naar digitaal werken, het is altijd goed om op basis van een nulmeting een goed beleidsplan met bijbehorende planning op te stellen.

Maak een inleiding
Beschrijf in de inleiding van het beleidsplan de aanleiding voor de veranderingen op het gebied van informatiebeheer. Ga ervan uit dat u binnen de organisatie weleens op weerstand kunt stuiten met betrekking tot uw plannen. Vertel in de inleiding daarom ook welke positieve resultaten u verwacht te bereiken en betrek elke doelgroep bij uw plannen. Beschrijf in een korte samenvatting wat het beleidsplan inhoudt.

Beschrijf uw organisatie
Beschrijf in het beleidsplan bijvoorbeeld wat de missie en visie van uw organisatie is, de omvang van de organisatie, wat de organisatie uitvoert, wat u doelgroep is, wat uw budget is om bijvoorbeeld informatie te digitaliseren en voeg daarnaast vast een beknopte planning toe.

Waarom informatiebeheer goed is voor uw organisatie
Beschrijf in het beleidsplan hoe informatiebeheer binnen uw organisatie vormgegeven zou moeten worden en welke voordelen dit heeft. Op welke manier hebben de medewerkers, afdelingen en bijvoorbeeld cliënten bij en nieuwe aanpak? Leg bijvoorbeeld uit dat het een stuk gemakkelijker wordt om informatie te bewaren, te verspreiden en te hergebruiken.

Beschrijf uw huidige informatiebeheer
Op welke manier gaat de organisatie nu om met informatiebeheer? Zijn er duidelijke richtlijnen? Welkt het grote deel al digitaal of loopt de organisatie daarin achter? Beschrijf hoe uw huidige (digitale) informatiebeheer is vormgegeven en hoe dit beheer zou kunnen worden uitgebreid. Beschrijf ook hoe ICT-voorzieningen nu worden gebruikt. Wellicht zijn de ICT voorzieningen niet meer allemaal toereikend?

SWOT-analyse
Onderzoek wat de knelpunten zijn in het huidige informatiebeheer. Beschrijf ook de relatie tot de gewenste informatievoorziening, in welk opzicht is er een verbeterslag mogelijk? Beschrijf concrete en realistische oplossingen voor de zwakke punten. Vertel wat er nodig is om deze oplossingen waar te maken en het gewenste informatiebeheer te bereiken.

Waar wilt u naartoe?
Als het beleidsplan informatiebeheer is uitgevoerd en alle facetten zijn in bedrijf, wat is dan het vervolg? Hoe wordt gemeten of de veranderingen het beoogde effect hebben gehad? Wie is verantwoordelijk voor de handhaving van de gemaakte afspraken en het doorontwikkelen van de nieuwe werkorganisatie? Is de informatie toegankelijk voor alle betrokkenen, maar beveiligd tegen ongewenste inzage? Zijn er nog aanpassingen nodig in bijvoorbeeld hard- en software? Dit hoofdstuk is belangrijk. U dient elk facet uit het omvangrijke proces uiteen te zetten. Blijf hierbij steeds de doelen in uw achterhoofd houden.

Informatiebeveiliging en de AVG

Om ongewenste inbreuk op uw informatiebeheer te voorkomen is informatiebeveiliging nodig. Technologische vooruitgang is er niet alleen bij u, maar ook bij kwaadwillenden en daarom is het des te belangrijker om grotere inspanningen en maatregelingen te nemen om de beveiliging van uw informatie zo hoog mogelijk te houden. Let bijvoorbeeld op beveiliging van netwerken, communicatieverbindingen, applicaties en input devices. Denk ook goed na over de wijze waarop op omgaat met persoonsgegevens, zodat u zich conformeert naar de AVG.

Kennis en ervaring overbrengen

DOXsupport handelt vanuit ruime ervaring en kennis. Wij helpen u met het opstellen en uitvoeren van het beleidsplan op het gebied van informatiebeheer. Ons streven is om onze kennis en ervaring op een zodanige wijze aan onze opdrachtgevers ter beschikking te stellen en over te dragen, dat de medewerkers in de organisatie, ná onze inzet, voldoende ‘bagage’ hebben meegekregen om het informatiebeheer zelfstandig verder te kunnen uitbouwen. Voor meer informatie kunt u contact met ons opnemen via het contact formulier, telefonisch op 0592 – 51 27 68 of via mail: info@doxsupport.nl