Archiefvernietiging, hoe werkt dat precies?

Ieder bedrijf heeft documenten die bewaard moeten blijven. Het jarenlang opsparen van papieren documenten kan resulteren in een overvol archief. Niet alle documenten zijn nog up-to-date en hoeven niet langer bewaard te blijven. Maar hoe vernietigt u vertrouwelijke papieren?

Waarom scheiden?

Vertrouwelijk papier staat vol met persoonsgegevens, bedrijfsgeheimen en andere gevoelige data. Deze persoonlijke data mag niet in handen vallen van verkeerde personen. Het is daarnaast ook strafbaar om persoonsgegevens zonder toestemming te openbaren.

De algemene verordening gegevensbescherming, ook wel de AVG of de Europese Privacyverordening genoemd, geldt voor alle bedrijven en organisaties die persoonsgegevens vastleggen. In deze wet zijn regels vastgelegd over de omgang met gevoelige gegevens. Om de AVG te respecteren en geen risico te lopen op een hoge boete wordt een papieren archief wordt dan ook gescheiden van het andere afval verzameld.

Gecertificeerde papiervernietiging

Vertrouwelijke documenten die u niet meer wenst te bewaren mogen niet in handen van onbevoegden terecht komen. Deze documenten dienen apart ingezameld te worden in beveiligde containers en worden vervolgens gecertificeerd vernietigd. Dit houdt in dat de strengste veiligheidsnormen in het gehele vernietigingsproces worden gewaarborgd. Extra voordeel: uw oude papier wordt ook gerecycled.

Hoe wordt mijn archiefpapier vernietigd?

Daar zijn verschillende oplossingen voor. Afhankelijk van de aard van de documenten wordt de procedure vastgesteld. Regelmatig verloopt het proces als volgt. Beveiligde securitytrucks halen het archiefpapier bij u op en brengen het naar een afgesloten vernietigingslocatie. Binnen 24 uur wordt het papier verwerkt in kleine stukjes ter grootte van een postzegel. Na het vernietigen ontvangt u inloggegevens van uw persoonlijke online omgeving waar alle vernietigingscertificaten gedownload kunnen worden. Zo weet u zeker dat uw gevoelige data echt vernietigd is.

Papiersnippers recyclen

Na het versnipperen van uw papierarchief worden de snippers verzameld en samengeperst in grote balen. Deze balen van 600 kg worden naar de papierfabriek gebracht, waar het papier wordt gezeefd en ontinkt. Na het drogen en samenpersen ontstaat er een eindproduct dat op een grote rol gedraaid wordt. De papierrol wordt ingezet om nieuwe producten van te maken, zoals: papieren handdoekjes, toiletpapier en A4’tjes.

Advies over archiefvernietiging

DOXsupport is de partner voor assistentie bij uw informatiebeheer. Wilt u niet zomaar documenten weggooien? Heeft u advies nodig bij het maken van een selectie voor vernietiging? Of wilt u meer weten over papiervernietiging?

Contact opnemen