Beleidsplan

Wat is het doel? Om efficiënt en zaakgericht met een zaaksysteem c.q. documentmanagementsysteem (DMS) te werken, moet het antwoord op deze vraag eerst boven tafel komen. Te vaak wordt snel begonnen met de implementatie of uitbreiding van een systeem, terwijl er nog onvoldoende over zaken is nagedacht. Het proces bevat een aanzienlijke hoeveelheid keuzemomenten, waarbij een heldere visie van het management van groot belang is. Zorgvuldig geformuleerde doelstellingen helpen om dit proces te vergemakkelijken. Deze doelstellingen maken deel uit van het beleidsplan.

Het beleidsplan is de basis en rechtvaardiging voor digitaal werken. Het plan fungeert als een handboek voor de verdere implementatie van het Zaaksysteem/DMS. Bovendien wordt hiermee draagvlak gecreëerd, wat onontbeerlijk is in dergelijke trajecten.

Inhoud beleidsplan:

• een beschrijving van de huidige situatie op het gebied van de documentenhuishouding;
• een beschrijving van de te verwachten ontwikkelingen op het gebied van digitale dienstverlening en digitale documentenhuishouding in de organisatie;
• de impact en cultuurverandering in de organisatie;
• een beschrijving en beeldvorming van de inrichting van de gemeentelijke informatie-architectuur, de plaats en positie van applicaties en basisregistraties in de front-, mid- en backoffice;
• een (realistische) doelstelling van de organisatie op het gebied van digitaal werken;
• de keuze om processen al dan niet volledig in de gehele documentaire informatieketen (dat wil zeggen: van front- naar backoffice) op te nemen. Dit ter onderscheid met het alleen in de backoffice digitaliseren (bijvoorbeeld het scannen van reeds bestaande fysieke dossiers) of het alleen aan de frontoffice digitaliseren (het aanbieden van een elektronisch formulier dat uiteindelijk fysiek verder zal worden afgehandeld);
• een eerste selectie van werkprocessen/deelprojecten die voor digitalisering in aanmerking komen en
• termijnvisie en doorlooptijden.

Wij zijn u graag van dienst bij het opstellen van een beleidsplan. Maak gebruik van onze kennis of laat het gehele traject door DOXsupport begeleiden. Benieuwd naar de mogelijkheden? Neem contact met ons op voor meer informatie.