DOXSupport
Digitaal documentenbeheer Papieren documenten beheer

Ruggengraat of achilleshiel

Of wel: Hoe sterk is uw informatiebeheer?

De Documentaire Informatiefunctie is een cruciale schakel in iedere werkorganisatie. Dit secundaire proces ondersteunt het beleidsproces. Daarbij is expertise van het grootste belang. Immers, professionaliteit ligt aan de basis van efficiënt informatiebeheer.

Vanaf 1 december 1997 speelt DOXsupport een belangrijke rol binnen de documentaire informatiesector.

De medewerkers van DOXsupport kunnen – op grond van hun jarenlange ervaring in de sector van de Documentaire Informatievoorziening (DIV) – op een professionele en kostenkritische wijze, hoogwaardige kwaliteit leveren tegen scherpe tarieven.


WIJZIGING DIRECTEURSFUNCTIE

Harry Vos heeft sinds de oprichting van DOXsupport in 1997, de directeursfunctie vervult. Door persoonlijke omstandigheden heeft hij besloten om het rustiger aan te gaan doen. Binnen de vennootschap is besloten om vanaf 15 april 2015 de directeursfunctie over te dragen aan Harry Kranenkamp. Hij neemt alle daaraan verbonden taken over. Harry Vos blijft vennoot binnen DOXsupport.


DOXsupport ondersteunt postverwerking via DMS

Veel gemeenten en andere overheidsinstellingen verwerken de dagelijkse post inmiddels met gebruikmaking van een DMS. Wij vertellen u waarschijnlijk niets nieuws dat dit een forse aanslag doet op de hiervoor beschikbare formatie. Verwerking van de post (registreren, scannen, zaken aanmaken, documenten koppelen, doorzetten naar behandelende afdelingen e.d.) zijn werkzaamheden die geen uitstel dulden.

Ziekte, vakanties of onderbezetting van postmedewerkers anderszins, zijn – vaak onaanvaardbare - risico’s voor de noodzakelijke continuïteit van deze werkzaamheden.
Voor overheidsorganisaties is het niet altijd de mogelijkheid om hiervoor vacatures te openen.
Ophanden zijnde (gemeentelijke) herindeling, reorganisaties, taakwijzigingen etc. belemmeren soms de mogelijkheid hiervoor eigen personeel aan te trekken. In dergelijke gevallen kunnen gespecialiseerde externen uitkomst bieden.

Vaste medewerkers
Onze vaste medewerkers hebben veel ervaring en zijn geschoold om onze klanten ook op dit onderdeel van de DIV-taken de helpende hand te bieden. Na een beperkte instructie zijn onze medewerkers in staat u voor kortere of langere tijd veel werk uit handen te nemen. Informeert u eens naar onze tarieven.

Trainees/stagiair(e)s
Overheidsinstellingen zijn uit kostenoverwegingen vaak gedwongen uit te zien naar de goedkoopst mogelijke variant. In combinatie met de wens van DOXsupport om jonge mensen aan te trekken die het vak van registrator/applicatiebeheerder willen leren, wil DOXsupport graag met organisaties die daarvoor belangstelling hebben, in contact komen.
Is uw belangstelling gewekt? Neemt u dan gerust contact met ons op om te vernemen welke mogelijkheden en varianten wij u kunnen bieden.

DOXsupport biedt u een kwaliteitspakket dienstverlening aan voor alle facetten van de documentaire informatievoorziening. Dagelijkse assistentie op de werkvloer, zowel post- als archiefwerkzaamheden, het uitvoeren van saneringsopdrachten en interim-management. Ook voor de begeleiding bij implementatie van zaakgericht werken en/of het inrichten van uw DMS of zaaksysteem en voor het afleggen van horizontale verantwoordelijkheid door uw organisatie aan de archiefinspectie hebben wij voor u de juiste mensen. Meer informatie over ons gehele pakket aan dienstverlening vindt u elders op deze website.

Met DOXsupport krijgt u de assistentie die u verwacht: u hebt er geen omkijken naar! Al onze medewerkers voeren hun werk op praktische wijze uit en afgestemd op uw organisatie.

Neemt u gerust contact met ons op om te vernemen welke mogelijkheden wij u kunnen bieden.

Archief KPI’s ingevuld, en nu?

U hebt voldaan aan de wetgeving door:

  • de archief KPI’s in te vullen;
  • het jaarverslag op te stellen en dit door burgemeester en wethouders aan de gemeenteraad aan te bieden.

  • Het zal vast zo zijn dat u niet op alle punten excellent scoort. Daar waar zaken aandacht vragen, heeft u verbeteracties benoemd. Maar hoe kunt u die verbeteracties nu vorm geven?
    Lees verder

    DOXsupport assisteert bij ontwikkeling Handboek Vervanging

    Sinds 1 januari 2013 is de wettelijke verplichting tot het hebben van een handboek digitale vervanging archiefbescheiden voor permanent te bewaren documenten niet meer aanwezig.
    Veel organisaties kiezen er toch voor om een ‘Handboek Vervanging’ op te stellen waardoor wordt geborgd dat vervanging op juiste wijze geschiedt. Ook in de Handreiking Vervanging wordt geadviseerd om vervanging te borgen met het opstellen van een handboek. DOXsupport kan u daarbij helpen
    Lees verder

    Personeel inhuren tegen lagere tarieven met gegarandeerde kwaliteit? Dat kan!

    DOXsupport geldt al sinds haar oprichting in 1997 als een kwaliteitsbureau. Dat is anno 2014 nog onverminderd het geval. Dat kwaliteit z’n prijs heeft, zal niemand ontkennen. Veel van onze klanten hebben ons – onder druk van afnemende middelen – gevraagd of wij voor werkzaamheden die niet direct op ‘stafniveau’ behoeven te worden uitgevoerd, over personeel met een lager uurtarief beschikken. Dat is inmiddels het geval. Zonder toe te geven aan onze kwaliteitsnormen, beschikken wij over een team van medewerkers die de ‘kunst van het vak’ verstaan, en uw organisatie in hectische tijden kunnen ontzorgen.

    Denk bijvoorbeeld aan:
  • De continuïteit van de dagelijkse postverwerking ingeval van vakanties, ziekte, zwangerschaps- en ouderschapsverlof, of bij onvoorziene piekbelasting;
  • Archivering van stukken in vergelijkbare gevallen;
  • Uitvoeren van werkzaamheden zoals het bewerken (en scangereed maken van seriematige bestanden zoals bouw- en milieuvergunningen en personeelsdossiers.

  • Vraag daarom eens naar onze tariefstelling. Het verplicht u tot niets.

    Trainingen

    DOXsupport verzorgt diverse praktische trainingen op ons vakgebied. De trainingen worden in open vorm centraal in het land, of (in overleg met u) op lokatie verzorgd. Wilt u meer weten over wat wij u op dit terrein hebben te bieden, en hoe u zich hiervoor kunt aanmelden. Lees dan verder op:

    Starterstraining Digitaal Documenten Beheer
    Starterstraining Documentaire Informatievoorziening
    Maatwerktraining Postbehandeling
    Maatwerktraining Selectie en vernietiging van archiefbescheiden

    Ons correspondentie-adres:
    Postbus 2097
    7801 CB EMMEN
    Tel. 0591-512786

     

    webdesign door ipsis