Zaaksysteem

Welke zaaksystemen zijn er en welke voordelen hebben zaaksystemen? 

Zaaksysteem

Organisaties streven continu naar het verbeteren van de dienstverlening. Zaakgericht werken en digitalisering zorgen ervoor dat processen op een goede manier worden ingericht. Door het aanschaffen van een zaaksysteem komt er meer efficiency en structuur op de werkvloer en in de digitale omgeving. Lees hieronder meer over zaaksystemen en de voordelen.

Soorten zaaksystemen

Er zijn diverse soorten zaaksystemen waar je uit kunt kiezen. De overeenkomsten en verschillen van deze systemen kunnen erg uiteen liggen. In de basis zijn er twee soorten zaaksystemen te onderscheiden, namelijk best-of-breed oplossingen en de all-in-one oplossingen. Hierbij bestaan de all-in-one systemen voornamelijk uit meerdere componenten die onderdeel uitmaken van een pakket. Deze zijn dan ook eenvoudig te implementeren, maar is geen maatwerkoplossing.

Kiest u voor de best-of-breed zaaksystemen dan geldt dat de componenten los van elkaar vaak geleverd worden door meerdere leveranciers. De keuze voor de laatste kost over het algemeen wel meer tijd om te implementeren waardoor de prijs hoger uitvalt.

In veel gevallen wordt er een koppeling gemaakt tussen zaaksystemen en andere systemen, zoals een betaalsysteem of een database. Zaaksystemen hebben over het algemeen onderstaande onderdelen verwerkt:

  • Klantcontact
  • Zaaktypeverdeling
  • Zaakopslag
  • DMS/TSA of een combinatie hiervan

Voordelen zaaksysteem

Er zijn diverse voordelen te benoemen om te werken met een zaaksysteem die past bij de doelen van de organisatie, namelijk:

  • Hogere efficiënte (werk)processen en meer inzicht
  • Meer grip op informatiebeheer
  • Vervangen van verschillende systemen door een generiek zaaksysteem
  • Het verbeteren van de dienstverlening
  • Leren werken met digitale processen en projecten
  • Koppeling met diverse programma’s, dubbel werk en fouten worden beperkt

Keuze zaaksysteem

Bent u er nog niet helemaal uit welk zaaksysteem het beste past bij uw organisatie? DOXsupport is gespecialiseerd op het gebied van zaakgericht werken en heeft de nodige ervaring om organisaties hier succesvol mee te helpen. DOXsupport adviseert om niet zomaar een zaaksysteem te kiezen, maar om deze afweging zo zorgvuldig mogelijk te maken. Kijk naar de doelen van de organisatie en de gebruiksvriendelijkheid van het zaaksysteem.

DOXsupport heeft al vele organisaties geholpen en begeleidt. Denk hierbij aan overheden zoals gemeenten en provincies, non-profit organisaties, ZBO’s en grote bedrijven. Heeft u zelf vragen met betrekking tot zaaksystemen en zaakgericht werken? Onze specialisten staan graag tot uw dienst. Neem voor meer informatie contact op en wie weet tot ziens.