Beleidsplan en advies

Het digitaliseren en zaakgericht werken met een Zaaksysteem/DMS vergt een visie van het management van de organisatie en bevat zeer veel keuzemomenten. Zonder vooraf geformuleerde doelstellingen is het erg moeilijk om vóór en tijdens de implementatie de juiste keuzes te maken. Wij adviseren om voorafgaand aan het verder uitbouwen van het Zaaksysteem/DMS een beleidsplan op te stellen en dit door het management te laten vaststellen. 

Het beleidsplan is de basis en rechtvaardiging voor digitaal werken en fungeert als een handboek voor de verdere invoer van het Zaaksysteem/DMS in de organisatie. Bovendien wordt hiermee draagvlak gecreëerd, wat onontbeerlijk is in dergelijke trajecten.

Inhoud beleidsplan:

• een beschrijving van de huidige situatie op het gebied van de documentenhuishouding;
• een beschrijving van de te verwachten ontwikkelingen op het gebied van digitale dienstverlening en digitale documenthuishouding in de organisatie;
• de impact en cultuurverandering in de organisatie;
• een beschrijving en beeldvorming van de inrichting van de gemeentelijke informatie-architectuur, de plaats en positie van applicaties en basisregistraties in de front-, mid- en backoffice;
• een (realistische) doelstelling van de organisatie op het gebied van digitaal werken;
• de keuze om processen al dan niet volledig in de gehele documentaire informatieketen (dat wil zeggen: van front- naar backoffice) op te nemen. Dit ter onderscheid van het alleen in de backoffice digitaliseren (bijvoorbeeld het scannen van reeds bestaande fysieke dossiers) of het alleen aan de frontoffice digitaliseren (het aanbieden van een elektronisch formulier dat uiteindelijk fysiek verder zal worden afgehandeld);
• een eerste selectie van werkprocessen/deelprojecten die voor digitalisering in aanmerking komen en
• termijnvisie en doorlooptijden.

Voor het opstellen van een beleidsplan kunt u gebruik maken van onze kennis of dit geheel door ons laten verzorgen.