VIJFDAAGSE STARTERSTRAINING DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING

Doel en doelgroep

De naam zegt het al: de training is primair bedoeld voor 'starters' in het documentair informatiebeheer. Veel nieuwkomers binnen de overheid ontbreekt het aan de noodzakelijke kennis op dit terrein, terwijl werkgevers graag zien dat een korte inwerkperiode, snel z'n vruchten in de organisatie afwerpt. Bovendien kunnen nieuwkomers in de korte periode na indiensttreding niet altijd inschatten of zij in de documentaire informatievoorziening een blijvende uitdaging kunnen vinden.
Wij willen met deze 'starterstraining' de aankomende documentaire informatieverzorg(st)er in kort tijdsbestek laten kennismaken met alle aspecten van het documentair informatiebeheer. In de training wordt het totale documentaire veld voor het voetlicht gebracht.
Op de training zijn echter niet alleen 'starters' welkom. Ook 'herintreders' of mensen die al langere tijd op documentaire afdelingen werkzaam zijn en waarvan de dagelijkse taken zich beperken tot 'deelwerkzaamheden' of 'specifieke taken', kunnen hun kennis met deze training tot het volledige documentaire pakket uitbreiden.

Teneinde met deze training een optimale effectiviteit te bereiken, richten wij ons vooral op deelnemers uit de lokale overheid, dat wil zeggen: gemeenten en (inter)gemeentelijke instellingen en waterschappen.

De docenten van DOXsupport hebben allen een gedegen theoretische kennis en praktische ervaring in de documentaire informatievoorziening. Zij combineren tijdens de training hun kennis en ervaring uit de dagelijkse praktijk met bruikbare toepassingen op de werkvloer.

Inhoud

Tijdens de training wordt geleerd hoe:

de postbehandeling en -registratie plaats heeft

dossiers worden gevormd, beheerd en vernietigd
(archiefbeheer)

de huisdocumentatie (bibliotheek) wordt opgebouwd en beheerd

Voorts worden belicht:

de systemen, procedures en hulpmiddelen die deze processen ondersteunen

de toepassingsmogelijkheden van moderne (technische) middelen zoals digitalisering van informatie, e-mail en internet

Korte theoretische verhandelingen worden steeds afgewisseld met oefeningen, ontleend aan de dagelijkse praktijk.

Programma (onder voorbehoud)

Eerste trainingsdag:

De rol, het doel en het nut van de documentaire informatievoorziening

Begrippen en terminologie

Wettelijke regelgeving

Tweede trainingsdag:

Postbehandeling

Postregistratie

Voortgangs- en afdoeningssignalering

Het voor verzending gereed maken en expeditie van post

Derde trainingsdag:

Archiefbeheer

dossiervorming

vorming dynamisch archief

vorming semi-statisch archief

beheer statische archieven

Vernietigingsaspecten

Vierde trainingsdag:

Behandeling praktijkopgaven archiefbeheer/vernietigingsaspecten

Toepassing moderne (technische) hulpmiddelen

Gebruik E-mail/Internet/Intranet

Vijfde trainingsdag:

Beheer documentatiecollecties en huisbibliotheek

Vorming klantgerichtheid

Samenvatting en evaluatie

Data training

De training wordt bij voldoende deelnemers in het voor- en in het najaar gehouden.