Cases

Een overzicht van een aantal cases waar wij aan hebben gewerkt. 

Scannen milieuvergunningen

Een gemeente had behoefte aan de inzet van twee fulltime medewerkers voor het uitvoeren van een intern scanproject van milieuvergunningen. Het betrof een bestand van 65 strekkende meter vigerende en vervallen milieuvergunningen geordend in analoge (papieren) dossiers. De dossiers moesten worden voorbewerkt volgens een vaste methodiek, worden ontdaan van overtollige processtukken en worden ingedeeld volgens een vooraf vastgestelde ordening. Daarna zorgden onze medewerkers voor het scannen van de bewerkte dossiers. Onder begeleiding van een seniormedewerker van DOXsupport hebben twee junior medewerkers de opdracht tot grote tevredenheid van de gemeente uitgevoerd.

Personeelsdossiers

Een gemeente had circa 2150 personeelsdossiers extern laten digitaliseren/scannen. De ontsluiting hiervan – d.w.z. het vastleggen van de metadata - heeft plaatsgehad in het DMS ‘Corsa’. Na oplevering werd een fors aantal onvolkomenheden geconstateerd. Zowel de fysieke dossiers als de digitale dossiers waren niet op orde en de ontsluiting was niet voldoende.

DOXsupport werd daarna ingeschakeld om zowel de digitale als de fysieke dossiers weer op orde te brengen. Door de inzet van een projectleider, een seniormedewerker en 3 junior medewerkers zijn de dossiers van circa 1800 personeelsleden weer zowel digital als fysiek op orde gebracht.

Voorbereiden bouwvergunningen

Een gemeente wilde haar bouwvergunningendossiers laten digitaliseren. Om vervuiling van het digitale bestand tegen te gaan en om kosten te besparen bij het digitaliseren zijn zij een project gestart om de werkzaamheden in eigen beheer uit te voeren. Door meerdere factoren bleek de gewenste doorlooptijd niet haalbaar. Via een aanbestedingsprocedure heeft DOXsupport de werkzaamheden overgenomen en de geschoonde bouwdossiers tijdig opgeleverd.

Archiveren en ordenen

Een ZBO had haar archivering totaal niet op orde. Alle documenten die voor de organisatie niet meer actueel waren werden door medewerkers in dozen gedaan, voorzien van een summier opschrift en geplaatst in een afgesloten zolderruimte. Toen die ruimte vol raakte wilde men vernietiging gaan toepassen en ordening aanbrengen. DOXsupport heeft voor deze organisatie een ordeningsplan gemaakt en alle documenten bewerkt en opgenomen in een inventaris.

Postintake

Vanwege de start van een nieuwe samenwerkingsorganisatie en het in gebruik nemen van een nieuw zaaksysteem had deze organisatie behoefte aan ondersteuning bij de postintake. Door de inzet van een juniormedewerker van DOXsupport konden de opgelopen achterstanden snel worden weggewerkt.

Jaarverslag en archief KPI’s

Door het invullen van archief KPI’s kwam bij een gemeente een aantal verbeterpunten naar voren en werden hierover opmerkingen door de archiefinspectie gemaakt. DOXsupport is gevraagd om de organisatie te begeleiden bij de uitwerking van de verbeterpunten, in samenwerking met de eigen medewerkers. Met de inzet van een seniormedewerker wordt éénmaal per maand ondersteuning geboden. Hierdoor heeft deze gemeente grote stappen kunnen zetten in kwaliteit. Onder andere is een verbeterplan opgesteld, een handboek vervanging vastgesteld, zijn alle verordeningen en regelingen weer up to date, wordt het jaarverslag tijdig ingediend etc. In de laatste beoordeling door de archiefinspectie werden dan ook complimenten gemaakt over de geboekte vooruitgang.

Digitaal archiveren

Met het in gebruik nemen van een nieuw zaaksysteem werd niet voldoende rekening gehouden met selectie en vernietigingscriteria. Er was geen nog geen handboek vervanging vastgesteld. Hierdoor was het noodzakelijk dat van de te bewaren zaken alsnog papieren dossiers werden gemaakt. Het gevolg was dat er 20.000 zaken in de “archiefmodule” stonden die stuk voor stuk beoordeeld moesten worden. Twee seniormedewerkers hebben al deze zaken doorlopen en aan de hand van de selectielijst beoordeeld. Van alle permanent te bewaren zaken hebben zij als nog dossiers gemaakt.

Wilt u meer weten?

Wilt u meer weten over DOXsupport of heeft u vragen over onze diensten? 

Neem dan contact met ons op via het contactformulier of bel naar 0591 51 27 86. 

Naar contact

Ruggengraat of achilleshiel

Of wel: Hoe sterk is uw informatiebeheer?
De Documentaire Informatiefunctie is een cruciale schakel in iedere werkorganisatie. Dit secundaire proces ondersteunt het beleidsproces. Daarbij is expertise van het grootste belang. Immers, professionaliteit ligt aan de basis van efficiënt informatiebeheer.

De medewerkers van DOXsupport kunnen op een professionele en kostenkritische wijze, hoogwaardige kwaliteit leveren tegen scherpe tarieven.