Papieren Documentenbeheer
Het belang van de digitalisering onverlet latend, zijn papieren archieven in veel overheidsorganisaties voorlopig nog een belangrijke informatiebron.
- bouwvergunningen;
- milieuvergunningen;
- Wabo-vergunningen;
- cliëntenarchieven Wet Maatschappelijke Ondersteuning;
- cliëntenarchieven Wet Werk en Bijstand;
- etc.
Hoewel wij u graag - beleidsmatig - behulpzaam zijn bij het vormgeven van de bestanden, kunnen wij u ook in uitvoerende zin assistentie bieden, bijvoorbeeld in het geval van:
- overbrugging bij de invulling van een vacature;
- meer of minder langdurige afwezigheid van de archiefverzorger(s), of opvang van incidentele ‘pieken’ in de werkvoorraad.
Naast de hiervoor genoemde werkzaamheden wijzen wij u op enkele bijzondere vormen van dienstverlening, die wij hieronder kort beschouwen.
Periodieke kwaliteitsbewaking (pkb)
De periodieke kwaliteitsbewaking is een vorm van dienstverlening die het best vergelijkbaar is met een abonnement waarvoor één van onze medewerkers uw organisatie jaarlijks en volgens een vooraf vastgesteld aantal dagen bezoekt.
Tijdens de bezoeken wordt het archief o.a. onderhouden op:- Actualiteit
Niet meer actuele dossiers worden afgevoerd naar het semi-statisch archief en in de dossierinventaris opgenomen. - Bruikbaarheid
Omvangrijke dossiers worden eventueel gesplitst in overzichtelijk ingerichte delen. Kennelijk onjuiste dossiervorming wordt gecorrigeerd. - Volledigheid
In overleg kan de inzet voor andere doeleinden worden aangewend. Bijvoorbeeld bij het verwerken van incidentele achterstanden in de opberging van stukken. Bovendien kunnen de bezoeken worden beschouwd als een permanente kennisoverdracht. Wij stellen uw medewerkers tijdens onze bezoeken in kennis van nieuwe inzichten, gewijzigde regelgeving etc.
Het aantal jaarlijks te brengen dagen wordt in onderling overleg met de opdrachtgever vastgesteld. Dit is mede afhankelijk van de omvang van uw organisatie, de beschikbare formatie binnen uw organisatie en de kennis van uw medewerkers. Voor deze vorm van dienstverlening geldt een gereduceerd tarief.
Maken archiefinventarissen (beschrijvende inventarissen)
Enkele van onze medewerkers beschikken over het diploma Voortgezette Vorming Archiefbeheer (VVA). Daarmee zijn wij in staat om archieven die voor overbrenging naar de archiefbewaarplaats in aanmerking komen, te bewerken en te inventariseren. Voor veel overheidsinstellingen hebben wij archiefinventarissen vervaardigd.
Aan de inventarisatie gaat doorgaans een bewerking vooraf. Deze bewerking houdt in dat de voor vernietiging in aanmerking komende dossiers/stukken worden geselecteerd en voor directe vernietiging worden voorgedragen en/of op termijn van vernietiging worden afgesteld. Vervolgens wordt (over de looptijd van het archief) de geschiedenis beschreven, een verantwoording van de bewerking afgelegd en van de permanent te bewaren stukken - volgens een vaste indeling - een overzicht gegeven.
Verzorgen Quickscans
Sommige organisaties hebben er behoefte aan de afdeling, belast met het informatiebeheer, eens te laten doorlichten. Een aanleiding daartoe is bijvoorbeeld de vraag of:- de werkzaamheden doelmatig worden uitgevoerd;
- de gebezigde methoden efficiënt worden gebruikt;
- de kennis en kwaliteit van de medewerkers voldoende is en/of voldoende adequaat worden ingezet;
- de formatie in overeenstemming is met het werkaanbod.
De onderzoeksdoelen worden vooraf en in overleg met de opdrachtgever geformuleerd.
De resultaten van het onderzoek worden in een rapport vastgelegd.
De doorlooptijd is mede afhankelijk van de diepgang en het aantal te houden interviews, maar kan doorgaans binnen enkele weken worden afgerond.
Coachen op de werkvloer
Sommige organisaties hebben behoefte aan deskundige ondersteuning van ervaren krachten, hetzij in het algemeen, hetzij op een specifiek deelterrein van het informatiebeheer. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn als één of meer medewerkers moet(en) worden ingewerkt of worden bijgeschoold. Wij leveren maatwerk, specifiek gericht op het terrein waaraan onze opdrachtgevers behoefte hebben. De te behalen doelstellingen worden vooraf met de opdrachtgever besproken en vastgelegd.