DOXsupport helpt Commissariaat voor de Media bij vervaardigen Handboek digitale vervanging archiefbescheiden
Onlangs heeft het Nationaal Archief het Handboek digitale vervanging archiefbescheiden voor het Commissariaat voor de Media goedgekeurd. Hiermee heeft het Commissariaat een instrument gekregen waardoor er in het vervolg geen papieren documenten meer hoeven te worden bewaard.
Het handboek is tot stand gekomen met medewerking van DOXsupport. Zij heeft in dit traject de begeleiding verzorgd, input gegeven en reviews van de documenten mede verzorgd.
Met het van kracht worden van de beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden van 1 februari 2008, hebben de aanvragers van een machtiging voor digitale vervanging van archiefbescheiden én de toezichthouders een kader waarmee het aanvragen van een machtiging eenvoudiger wordt.
Een handboek digitale vervanging archiefbescheiden is noodzakelijk als een organisatie over wil gaan op ‘papierloos’ werken. Alle documenten blijven digitaal of worden digitaal gemaakt en de papieren versie wordt direct of op zeer korte termijn vernietigd. De papieren dossiervorming is hierdoor komen te vervallen. Vanwege dit laatste aspect is het opstellen van een dergelijk handboek noodzakelijk. Zonder dit document, wat moet zijn goedgekeurd door de betrokken toezichthouder, mag u niet overgaan tot algehele digitalisering c.q. het vernietigen van de originele papieren documenten. Het handboek beschrijft de werkwijze, programmatuur en apparatuur voor de digitale dossiervorming.
Omdat een dergelijk handboek, behalve een procesbeschrijving, ook veel technische informatie bevat is samenwerking met, en het vergaren van informatie van, een afdeling automatisering en verschillende leveranciers van automatiseringsapparatuur van groot belang. DOXsupport is in staat u te helpen bij het samenstellen van een handboek digitale vervanging archiefbescheiden. Afhankelijk van uw wensen kunnen wij u meer of minder begeleiden.
Geïnteresseerd geraakt? Neem contact met ons op via het contactformulier of bel ons op nummer 0299-402130.
