Inrichten Zaaksysteem/DMS/DSP/TMLO

Tijdens de inrichting van een Zaaksysteem/DMS moet een groot aantal inrichtingskeuzes worden gemaakt. Onze experts kunnen u hierbij helpen.

 

Documentair Structuurplan inrichten

Voorafgaande aan de inrichting van het Zaaksysteem/DMS kan het Documentair Structuurplan worden ingericht. Een gedeelte van de in het DSP vastgelegde gegevens kan daarna worden geëxporteerd naar het Zaaksysteem/ DMS. Het DSP bepaalt grotendeels de inrichting van de mappenstructuur en de opslag van documenten binnen het Zaaksysteem/DMS. Tevens is het een hulpmiddel voor het genereren van metagegevens bij het registeren en opnemen van documenten in het Zaaksysteem/DMS.

TMLO

Ook gaan steeds meer lokale overheden met het TMLO (Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheden) aan de slag. Diverse leveranciers hebben inmiddels het Addendum TMLO ondertekend. Dit is een goed stap op weg naar systemen die ‘TMLO-proof’ zijn. 

Het TMLO geeft aan welke metagegevens vastgelegd moeten worden bij informatie van lokale overheden, zodat deze informatie duurzaam toegankelijk is.

Inrichting proces

Tijdens de inrichting van een Zaaksysteem/DMS moet een groot aantal inrichtingskeuzes worden gemaakt. Voor de interpretatie van vraagstukken en om de consequenties van de te maken keuzes te kunnen overzien, kan het nuttig zijn hierbij externe kennis te betrekken.

Naar onze mening kan de inrichting proces voor proces worden uitgevoerd. Kortweg dienen per proces de volgende stappen te worden ondernomen:

  • inrichten van het DSP en het TMLO;
  • optimaliseren van het werkproces;
  • vaststellen bijbehorende documenten/sjablonen;
  • formuleren van het bewaar- en vernietigingsregime;
  • aanmaken en autoriseren gebruikers;
  • exporteren gegevens uit het DSP naar het Zaaksysteem/DMS; 
  • omzetten van het werkproces naar het Zaaksysteem/DMS en  
  • aanbrengen van koppelingen tussen basisregistraties/verticale applicaties en het Zaaksysteem/DMS en aanpassen en koppelen van sjablonen / huisstijlformulieren, webformulieren etc.

Behoudens de uitvoering van technische en ICT gerelateerde werkzaamheden kunnen wij u (daadwerkelijke) ondersteuning bieden voor de inrichting van het Zaaksysteem/DMS/DSP/TMLO.

De frequentie van deze eventuele inhuur is mede afhankelijk van het kennis- en ervaringsniveau van medewerkers in uw organisatie, maar ook van de keuze van het pakket.

Wilt u meer weten?

Wilt u meer weten over DOXsupport of heeft u vragen over onze diensten? 

Neem dan contact met ons op via het contactformulier of bel naar 0591 51 27 86. 

Naar contact