Handboek vervanging

Zorgdrager mag archiefbescheiden vervangen door reproducties (art. 6 Archiefbesluit 1995). 

Handboek vervanging

Sinds 1 januari 2013 is de wettelijke verplichting tot het hebben van een handboek digitale vervanging archiefbescheiden voor permanent te bewaren documenten vervallen. Moest voorheen een handboek worden goedgekeurd door de provinciale archiefinspecteur, nu mag digitale vervanging van permanent te bewaren archiefbescheiden plaatsvinden door een besluit van het college van burgemeester en wethouders. Wel houdt de provincie achteraf toezicht of vervanging op een juiste wijze gebeurt, het zogenaamde generiek toezicht.

Handreiking 

In februari 2014 is de ‘Handreiking Vervanging’ gepubliceerd. Deze handreiking helpt gemeenten om scherper na te denken over het vervangen van fysieke archiefbescheiden door digitale. In deze handreiking wordt geadviseerd om een Handboek Vervanging op te stellen, waardoor wordt geborgd dat vervanging op juiste wijze geschiedt. Dit handboek wordt samen met een vervangingsbesluit voorgelegd aan het college van burgemeester en wethouders.

Samenstellen van een handboek

Voor het samenstellen van een handboek zijn vanuit uw organisatie veel specifieke gegevens nodig. Technische informatie over apparatuur, programmatuur en informatie over het beveiligen van gegevens zijn essentiële onderdelen van het handboek. Ook interne procedures moeten uitgebreid worden beschreven. Wij kunnen u hierbij de helpende hand bieden.

Wij hebben ervaring met deze werkzaamheden bij meerdere organisaties en wij hebben handboeken opgeleverd die door het Nationaal Archief of door provinciale archiefinspecteurs akkoord zijn bevonden. U dient zich te realiseren dat door voortschrijdend inzicht, onder meer door de ontwikkeling van e-depots en door het beschikbaar komen van de handreiking vervanging, de eisen aan de inhoud van het handboek of beter, de eisen voor vervanging, steeds strenger worden. Het opstellen van een handboek vergt daarom specialistische kennis. Wellicht moeten er aanpassingen in het vervangingsproces worden doorgevoerd, voordat een handboek kan worden vastgesteld.

Wilt u ook uw vervanging op een juiste wijze kunnen verantwoorden?

Het aantal dagen dat onze adviseur nodig heeft en de doorlooptijd om tot een handboek te komen is afhankelijk van uw eigen inzet. Iedere offerte wordt door ons op maat uitgebracht. Neem eens contact met ons op en vraag naar de mogelijkheden.

Wilt u meer weten?

Wilt u meer weten over DOXsupport of heeft u vragen over onze diensten? 

Neem dan contact met ons op via het contactformulier of bel naar 0591 51 27 86. 

Naar contact