Digitaal Documentenbeheer
Veel overheidsorganisaties zijn druk bezig met het maken van een omslag van papieren informatiebeheer naar digitaal informatiebeheer. Dat brengt voor zowel de organisatie in het algemeen als voor de informatieverzorgers in het bijzonder grote veranderingen met zich mee.
Dat betekent niet alleen dat traditionele werkprocessen veranderen, maar ook dat veel nieuwe kennis nodig is om de omslag op efficiënte wijze vorm te geven.
Wij zijn u daarbij met onze ervaring en deskundigheid graag behulpzaam. Wij stellen ons op het standpunt dat wij onze kennis en ervaring op een zodanige wijze aan onze opdrachtgevers ter beschikking stellen en overdragen, dat de medewerkers in de organisatie - ook ná onze inzet - voldoende ‘bagage’ hebben meegekregen om de digitalisering zelfstandig verder te kunnen uitbouwen.
Of het nu gaat om de keuze van een Document Management Systeem (DMS) of het verder uitontwikkelen van een reeds aanwezig DMS; ons bureau kan u voor zowel de projectleiding als de projectondersteuning in uitvoerende zin van dienst zijn. Indien u ons opdracht verleent voor uitvoering van één of meer diensten, dan zullen wij deze steeds in nauwe samenwerking met u en uw medewerk(st)ers uitvoeren.
Hoe een digitaliseringstraject dient te worden aangepakt is mede gebaseerd op de individuele wensen van onze opdrachtgevers. Deze worden voorafgaand aan de start, besproken en vastgelegd. Hieronder geven wij u in grove trekken een mogelijke aanpak.
Overgang oude naar nieuwe software
Soms is de software al voorhanden. Zo niet, dan dient een selectietraject in gang te worden gezet.
Na de selectie van de leverancier van het nieuwe DMS volgt een traject waarbij de installatie, het testen en (desgewenst) een conversie van gegevens plaatsvindt. De technische implementatie zal door de leverancier worden uitgevoerd. Ook is het gebruikelijk dat een groot deel van de inrichting van het systeem door de leverancier wordt uitgevoerd. Veelal wordt de applicatiebeheerder hierbij betrokken. Voor de continuïteit adviseren wij tenminste twee applicatiebeheerders aan te wijzen.
Indien u dit wenst kunnen wij u, voor wat betreft de eerste inrichting van het DMS, ondersteuning aanbieden. Voorafgaand zal een planning en calculatie met u worden besproken, zodat de kosten hiervan bekend zijn.
Beleidsplan
Het digitaliseren en zaakgericht werken met een DMS vergt een visie van de organisatie en bevat zeer veel keuzemomenten. Zonder vooraf geformuleerde doelstellingen is het erg moeilijk om tijdens de implementatie de juiste keuzes te maken. Wij adviseren om voorafgaand aan het verder uitbouwen van het DMS een beleidsplan op te stellen en dit door het management te laten vaststellen. Het beleidsplan is de basis en rechtvaardiging voor digitaal werken en fungeert als een handboek voor de verdere invoer van het DMS in de organisatie. Bovendien wordt hiermee draagvlak gecreëerd, wat onontbeerlijk is in dergelijke trajecten.
Het beleidsplan dient tenminste te bevatten:- een beschrijving van de huidige situatie op het gebied van de documentenhuishouding;
- een beschrijving van de te verwachten ontwikkelingen op het gebied van digitale dienstverlening en digitale documenthuishouding in de organisatie;
- de impact en cultuurverandering in de organisatie;
- een beschrijving en beeldvorming van de inrichting van de gemeentelijke informatie-architectuur, de plaats en positie van applicaties en basisregistraties in de front- , mid- en backoffice;
- een (realistische) doelstelling van de organisatie op het gebied van digitaal werken;
- de keuze om processen al dan niet volledig in de gehele documentaire informatieketen (dat wil zeggen: van front
- naar backoffice) op te nemen. Dit ter onderscheid van het alleen in de backoffice digitaliseren (bijvoorbeeld het scannen van reeds bestaande fysieke dossiers) of het alleen aan de frontoffice digitaliseren (het aanbieden van een elektronisch formulier dat uiteindelijk fysiek verder zal worden afgehandeld);
- het niveau waarop Workflowmanagement wordt ingezet;
- een eerste selectie van werkprocessen/deelprojecten die voor digitalisering in aanmerking komen;
- termijnvisie en doorlooptijden.
Voor het opstellen van een beleidsplan kunt u gebruik maken van onze kennis, dan wel dit geheel door ons laten verzorgen. Voorafgaand kan een planning en calculatie met u worden besproken, zodat de kosten hiervan bekend zijn.
Projectleiding
Voor het verkrijgen van voldoende draagvlak en om de voortgang van het proces te sturen is de instelling van een projectgroep gewenst, zo niet noodzakelijk. Een projectgroep heeft mede de taak om de digitaliseringsprojecten daadwerkelijk te implementeren.
De projectgroep dient tenminste te bestaan uit:- een projectleider;
- applicatiebeheerder(s) van het DMS;
- één of meer medewerk(st)er(s) van de afdeling DIV/Postverwerking;
- één medewerk(st)er van de met ICT belaste afdeling;
- één of meer vertegenwoordigers uit de kring van toekomstige gebruikers;
- (indien nodig) de beheerder van de website en/of de medewerk(st)er belast met opmaak van huisstijlformulieren.
Het projectmanagement en/of de ondersteuning tijdens de implementatie kunt u door ons laten verzorgen. De intensiteit van deze inzet, een planning en eventuele calculatie wordt vooraf besproken, zodat de kosten hiervan bekend zijn.
Inrichten DSP/DMS
Tijdens de inrichting van een DMS dient een groot aantal inrichtingkeuzes te worden gemaakt. Voor de interpretatie van vraagstukken en om de consequenties van de te maken keuzes te kunnen overzien kan het nuttig zijn hierbij externe kennis te betrekken.
Voorafgaande aan de inrichting van het DMS kan het Documentair Structuurplan worden ingericht. Een gedeelte van de in het DSP vastgelegde gegevens kan daarna worden geëxporteerd naar het DMS. Het DSP bepaalt grotendeels de inrichting van de mappenstructuur en de opslag van documenten binnen het DMS. Tevens is het een hulpmiddel voor het genereren van metagegevens bij het registeren en opnemen van documenten in het DMS.
Naar onze mening kan de inrichting van het DSP/DMS proces voor proces worden uitgevoerd.
Kortweg dienen per proces de volgende stappen te worden ondernomen:- inrichten van het DSP;
- optimaliseren van het werkproces;
- vaststellen bijbehorende documenten/sjablonen;
- formuleren van het bewaar
- en vernietigingsregime;
- aanmaken en autoriseren gebruikers;
- exporteren gegevens uit het DSP naar het DMS;
- omzetten van het werkproces naar het DMS;
- aanbrengen van koppelingen tussen basisregistraties/verticale applicaties en het DMS;
- aanpassen en koppelen van sjablonen / huisstijlformulieren, webformulieren etc.
Behoudens de uitvoering van technische en ICT gerelateerde werkzaamheden kunnen wij u (daadwerkelijke) ondersteuning bieden voor de inrichting van het DSP/DMS.
De frequentie van deze eventuele inhuur is mede afhankelijk van het kennis- en ervaringsniveau van medewerkers in uw organisatie, maar ook van de keuze van het pakket.
Fysieke documentenstroom en dossiervorming
Gelijktijdig met de implementatie van een digitaliseringsproces dient een structurele oplossing te worden gevonden voor de wijze waarop met fysieke documenten wordt omgegaan.
De Archiefwet 1995 en de daarop betrekking hebbende uitvoeringsregelingen, bieden verruimde mogelijkheden voor digitalisering van archiefbescheiden, waaronder tevens digitale bestandsvorming.
In hoofdlijnen gelden de volgende principes:- Op grond van artikel 7 van de Archiefwet 1995 kunnen stukken die op basis van wettelijke regelgeving vernietigbaar zijn, zonder machtiging van Gedeputeerde Staten worden gereproduceerd (elke vorm van compacte opslag) en terstond worden vernietigd. Een machtiging van de zorgdrager is voldoende.
- Voor niet vernietigbare bescheiden geldt, op grond van ditzelfde artikel, dat deze mogen worden gereproduceerd, mits daarvoor machtiging is verkregen van Gedeputeerde Staten.
- Vanaf januari 2008 kan voor documenten die zich in het dynamisch proces bevinden, op grond van de ‘Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden’, machtiging worden verkregen voor het vernietigen van fysieke documenten. Hiermee wordt de weg vrijgemaakt voor het volledig ‘digitaal werken’. Wij kunnen u behulpzaam zijn bij het opstellen en aanvragen van een dergelijke machtiging.
Randvoorwaarden
Voor het slagen van de invoering van digitaal werken geldt dat aan een aantal randvoorwaarden moet worden voldaan. Enkele cruciale voorwaarden zijn:- samenwerking tussen DIV/ICT en eindgebruikers;
- voor het halen van een termijnplanning is het noodzakelijk dat de deelnemende actoren beschikbaar zijn;
- als onderdeel van de bewustwording en draagvlak is het noodzakelijk om de ontwikkelingen op het gebied van digitale dienstverlening en documenthuishouding naar de organisatie te communiceren. Communicatie over de op handen zijnde ontwikkelingen dient in een vroegtijdig stadium te worden gestart. Het opstellen van een communicatieprotocol is te overwegen.