Fysieke documentenstroom en dossiervorming

Naast digitalisering van informatie, is het belangrijk dat er goed wordt omgegaan met fysieke documenten. DOXsupport ondersteunt u hierbij. 

Oplossing voor fysieke documenten

Gelijktijdig met de implementatie van een digitaliseringsproces dient een structurele oplossing te worden gevonden voor de wijze waarop met fysieke documenten wordt omgegaan.

De Archiefwet 1995 en haar uitvoeringsregelingen, bieden verruimde mogelijkheden voor digitalisering van archiefbescheiden, waaronder tevens digitale bestandsvorming.

In hoofdlijnen gelden de volgende principes:

  • op grond van artikel 7 van de Archiefwet 1995 kunnen stukken die op basis van wettelijke regelgeving vernietigbaar zijn, terstond worden vernietigd. Een machtiging van de zorgdrager is voldoende;
  • voor te bewaren stukken moet de zorgdrager een besluit tot vervanging nemen;
  • de zorgdrager kiest zelf in welke vorm hij de aspecten beschrijft. Dat kan bijvoorbeeld in de vorm van een ‘handboek vervanging’, dat deel uitmaakt van het besluit tot vervanging en
  • de informatie kan ook worden vastgelegd in meerdere afzonderlijke documenten. Deze keuze hangt samen met de inrichting van het werkproces van vervanging en de structuur van het informatiebeheer. De beschrijving is onderdeel van het besluit.

Randvoorwaarden

Voor het slagen van de invoering van digitaal werken geldt dat aan een aantal randvoorwaarden moet worden voldaan. Enkele cruciale voorwaarden zijn:

  • samenwerking tussen DIV/ICT en eindgebruikers;
  • voor het halen van een termijnplanning is het noodzakelijk dat de deelnemende actoren beschikbaar zijn en
  • als onderdeel van de bewustwording en draagvlak is het noodzakelijk om de ontwikkelingen op het gebied van digitale dienstverlening en documenthuishouding naar de organisatie te communiceren. Communicatie over de op handen zijnde ontwikkelingen moet in een vroegtijdig stadium worden gestart. Het opstellen van een communicatieprotocol is te overwegen.

Neem voor meer informatie contact met ons op. 

Wilt u meer weten?

Wilt u meer weten over DOXsupport of heeft u vragen over onze diensten? 

Neem dan contact met ons op via het contactformulier of bel naar 0591 51 27 86. 

Naar contact