Analoog informatiebeheer

Bewerken en bewaren van analoge bestanden

Het belang van digitalisering van informatiestromen is niet te onderschatten. Toch zijn papieren archieven in veel overheidsorganisaties nog de belangrijkste informatiebron. 

DOXsupport is al vele jaren een toonaangevend bureau voor het inrichten en beheren van fysieke archieven. Wij kennen de ambtelijke en bestuursomgeving, de wettelijke regelgeving, selectie- en vernietigingsvoorschriften etc. Daarmee zijn wij in staat om zonder tijdrovende inwerkperiodes uw organisatie te ondersteunen. Het maakt niet uit of het daarbij gaat om algemene bestuursarchieven of meer specifieke archiefdelen als:

• omgevingsvergunningen;
• bouwvergunningen;
• milieuvergunningen;
• cliëntenarchieven Wet Maatschappelijke Ondersteuning;
• cliëntenarchieven Wet Werk en Bijstand en
• personeelsarchieven.

Hoewel wij u graag - beleidsmatig - behulpzaam zijn bij het vorm geven van de bestanden, kunnen wij u ook in uitvoerende zin assistentie bieden, bijvoorbeeld in het geval van:

• overbrugging bij de invulling van een vacature;
• meer of minder langdurige afwezigheid van de archiefverzorger(s) of
• opvang van incidentele ‘pieken’ in de werkvoorraad. 

Naast de hiervoor genoemde werkzaamheden wijzen wij u op enkele bijzondere vormen van dienstverlening.

Maken archiefinventarissen (beschrijvende inventarissen)

Diverse medewerkers van ons bureau beschikken over het diploma Voortgezette Vorming Archiefbeheer (VVA). Daarmee kunnen wij archieven die voor overbrenging naar de archiefbewaarplaats in aanmerking komen, bewerken en inventariseren. Voor veel overheidsinstellingen hebben wij al archiefinventarissen vervaardigd.

Aan de inventarisatie gaat doorgaans een bewerking vooraf. Deze bewerking houdt in dat de voor vernietiging in aanmerking komende dossiers/stukken worden afgezonderd en voor directe vernietiging worden voorgedragen en/of op termijn van vernietiging worden afgesteld.

Vervolgens wordt (over de looptijd van het archief) de geschiedenis beschreven, een verantwoording van de bewerking afgelegd en van de permanent te bewaren stukken - volgens een vaste indeling - een overzicht gegeven.